Краткое руководство Компас 2005

ПУТЕВОДИТЕЛЬ по программе калькуляции  и складского  учета

«Компас  SQL 2005»

 

Пункты, напечатанные более крупным шрифтом нужно прочитать обязательно.

 

Овал: ПоставщикиОбщий  Обзор Документов КОМПАС SQL 2005

 

 

 

 

 

 

 

 

Компас SQL

                                                               Приход                                                                Меню с кодами и ценами                            

Овал: Касса               

Овал: Удаленные  
склады
                                                               Возврат                                                                              Продажа

                                                                                                                                             Производство

 

                                                               Приход                                                                Продажа оптовая

                                                                                                                                            

                                                               Возврат                                                                              Производство на списание                                                                                                                                                       

                                                                                                                                             Списание

 

                                                                                                                                             Переброска (между внутр. агентами)

                                                                                                                                                            

 

Система КОМПАС SQL 2005  - документо-ориентированная программа, то есть все расчеты ведутся только по данным документов введенных в Систему.

Каждый документ имеет два состояния – проведен или не проведен. Не проведенные документы являются черновиками и не оказывают влияния на расчеты системы. Проведенные документы помечены галочкой в столбце С при просмотре списка документов в Менеджере документов.

В системе Компас имеется понятие агент – это поставщики или получатели у каждого из документов. Агенты могут иметь тип Склад, Производство, Процесс производства, Списание, Касса, Внешний агент (Поставщик или покупатель).

 

В отличие от большинства складских программ КОМПАС имеет в дополнение к обычным документам Прихода, Продажи, Возврата, Перемещения (Переброски), Списания специфические, характерные для этой программы  документы.

 

1. Документ Производство – поставщиком у него является агент типа процесс производства (аналог счета 20 в бухгалтерии), получателем – разные типы агентов:

·                          производство на агент типа Касса (для продажи)

·                     производство на агент типа Списание (для списания)

·              производство на агент типа Производство (на  склад готовой продукции: буфет, склад, кухня)

Система генерирует связанный с документом Производство документ Расход на производство (Расход ингредиентов на производство блюда)

Поставщик – место  хранения (агент типа производство или склад)

Получатель – агент типа процесс производства ( аналог счета 20 в бухгалтерии)

!!! Без расчета  расхода  на производство  и  проведения  документа  Расход на производство     документ Производство нельзя  провести.                                 

2.      Документ Заказ на приготовление.

Заказ на приготовление чаще всего применяется для предварительного заказа банкетов. Его можно формировать по себестоимости, по определенной наценке на себестоимость, по ценам прайс-листа (со скидкой или наценкой) или по любой произвольной фиксированной цене (определяется простановкой соответствующего флажка в заголовке документа). После заполнения документа возможна его распечатка для предъявления заказчику. На «Заказ на приготовление» рассчитывается «Заказ на расход» (аналог «Расхода на производство»). «Заказ на расход» служит для определения того количества ингредиентов, которые необходимо иметь на дату предполагаемого банкета. Поскольку «Заказ на приготовление» и «Заказ на расход» являются справочными документами (нельзя провести),они не оказывают влияния на данные складов.

 

3.      Документ Инвентаризация (частичная или полная) – в нее вводятся остатки товара при инвентаризации. При проведении данного документа Система создает связанный с ним документ проведенная инвентаризация – в нем находятся рассчитанные системой остатки товара в разбивке по партиям и ценам прихода.

При определенных правах можно исправить цены хранения товара на складе без переоценки в документе Проведенная Инвентаризация. Эта возможность используется для исправления ошибок ввода.

4.      Документ Переброска на производство, допустим из магазина  в ресторан.

При этом происходит преобразование нескольких различных товаров  с разными кодами (магазинных товаров) в  единый ресторанный с присвоением веса ресторанному товару.

Например, на складе имеется Молоко Пармалат в пачках по 1л и Молоко Чегодаевское в бутылках по 0,5л. Можно завести в справочник соответствий, что при переброске на производство на кухне будет появляться товар Молоко Для  Производства в соответственном количестве.

5.      Переброска на удаленный склад  и приход с удаленного склада – удаленный склад не отличается от внешнего агента, но иначе отображается в отчетах…

 

 

*  Общие  настройки.

 

·   Флажок  ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ  ВАЛЮТА ставится, когда  учет  денежных средств  на  предприятии ведется  не  только  в  основной  валюте (в  рублях), но и в дополнительной.

НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДОП.ВАЛЮТУ БЕЗ НЕОБХОДИМОСТИ.

·   Флажок (галочка)  Для МАГАЗИНА  нужно ставить, только если у нас есть магазин и общий с  производством склад.

·   Флажок (галочка)  ПРЕДУПРЕЖДАТЬ  ПРИ  ОТКЛОНЕНИИ  ЦЕНЫ БОЛЕЕ  ЧЕМ НА   __ % - рекомендуем установить значение 50%.

Разное -  Рекомендуется  при  методе  расчета  себестоимости  калькуляционных  карт  использовать  в списке  метод     LIFO  или МАX.

Данная настройка показывает, как будет отображаться цена в калькуляционных картах и при расчете текущей себестоимости в прайс-листах. Данная настройка не влияет на метод (порядок) списания на складе(производства). Метод списания товара со склада(производства) указывается в настройках склада (производства).

·         Для настройки связи с бухгалтерией вызовите специалиста!!!

 

 

КАК НАЧАТЬ РАБОТУ В ОСНОВНОМ УЧЕТЕ

 

1 Определение Агентов типа Склад, Производство, Списание, Касса

 

Агенты типа Склад, Производство,

Число складов (производств) равно числу материально ответственных лиц. При этом если возможно разделить мат.ответственность по товарным группам, а не по складам, не следует увеличивать число складов. НО: Посуду, МБП лучше учитывать на отдельном складе,

То есть в минимальном случае (если в ресторане только один бар и кухня) можно завести только одно производство (РЕСТОРАН)  и два склада (ПОСУДА и МОЮЩИЕ_И_МБП). Рекомендуется завести отдельное производство для услуг – для выделения оборота по ним в отдельные документы.

Для заполнения Пользователем – впишите сюда агентов Вашего предприятия

Склады

 

 

 

 

 

 

 

Производства

Производство

Агент-поставщик

Производство

Агент-поставщик

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Агенты типа Списание

Следует завести отдельных агентов списания на служебное питание (по себестоимости), администрацию, списание актов проработки 

Списание

 

 

 

 

 

 

Агенты типа Касса

Следует завести отдельных агентов типа Касса по числу касс, к ним можно добавить кассу  Банкет (деньги принимаемые не через кассовый аппарат).

Кассы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Определение числа Принтеров. Число принтеров не менее 1.

При использовании с программой Фронт-офис возможно заведение до 10 кухонных принтеров в системе. Рекомендуем ввести число принтеров не менее чем число производств, также присвоить номер 9 принтеру «НСП» при доначислении налога с продаж к цене блюда, номер 8 принтеру «УСЛУГИ, БИЛЕТЫ». При использовании иных кассовых программ понятие Принтер неактуально.

Принтеры

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Определение числа и наименований Отделов.

Число отделов не менее числа производств. Каждый отдел привязан к принтеру печати

С каждого производства возможен расход товара, как через документ производства, так и через документ продажи. Для автоматического формирования документа Продажи служит галочка в настройках отделов Для Продажи. В общем случае мы не рекомендуем разделять производство и продажу в общепите, но обязательно данное разделение в торговле.

 

Отделы                                               Для продаж

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Формирование структуры справочника товаров

Рекомендации по составлению справочника товаров

 

·         Сразу необходимо Все товары поделить на Товары и Блюда, а в них Товары и блюда для Бара, Кухни и т. д.

  • Товары с особым налогообложением (акцизные, необлагаемые НСП, с разными ставками НДС) Рекомендуем относить в отдельные группы; в дальнейшем это облегчит расчет налогов и отчетность…
  • Номенклатуру товаров для производства рекомендуется заводить, учитывая из дальнейшее использование в калькуляционных картах, т.е. если при приготовлении разных  блюд  могут использоваться  несколько  сортов одного и того же товара (например: азу, бефстроганов, антрекоты), то вводить нужно единую позицию (Мясо: азу/бефстроганов/антрекоты). При этом разница между сортами и партиями будет учитываться по цене приходуемых продуктов.

НО: Если вы точно уверены, что, например, для Суши будет покупаться отдельно дорогой Рис и он никогда не перепутается с обычным– следует отдельно завести товар Рис Для Суши.

·         Для удобной работы Системой  и  качественного  анализа необходимо выделять в группы и подгруппы  товары,  которые  в  конечной могут быть  взаимозаменяемы или по которым возможна пересортица.

Например: Колбаса любительская и Докторская лучше отделить от копченых колбас и завести группу вареных колбас.

·         Заводить товар как новую позицию, если он продается и поштучно, и в разлив (или на вес). Например, Кока-кола   в емкостях по 0,33л., 0,2 л. и 0,5л это разные товары, т. к. продаются  поштучно, в емкостях по 1,25л., 1,5л., 2л- единый товар Кока-кола (розлив), т.к. торговля будет осуществляться в разлив. 

·         Каждому товару для производства проставляется та единица измерения, в которой данный товар  будет храниться на складе. банка 0.33, то следует в справочнике поставить ед. измерения банка, а Вес единицы измерения в г – 330.000. Все измеряется в граммах, иногда в штуках, а блюда в порциях.

НО: ЧАЙ, КОФЕ в пакетиках – не рекомендуется ставить вес, так как он подается клиенту поштучно.

НО: ШТУЧНЫЙ ТОВАР (не делимый, не входящий в к/карты, не заменяемый на весовой, продаваемый только штуками) ИМЕЕТ ЕДИНИЦУ ИЗМЕРЕНИЯ ШТ. и условный вес 1г.

НО: МАГАЗИННЫЙ ТОВАР (продаваемый только штуками в магазине) ИМЕЕТ ЕДИНИЦУ ИЗМЕРЕНИЯ ШТ., условный вес 1г, А ТАКЖЕ ШТРИХ-КОД В ПОЛЕ КОД. ДЛЯ ОБРЕТЕНИЯ ВЕСА ДАННЫМ ТОВАРОМ  И ПРЕОБРАЗОВАНИЯ ЕГО В РЕСТОРАННЫЙ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ДОКУМЕНТ ПЕРЕБРОСКА НА ПРОИЗВОДСТВО.

  • При внесении  товаров  в любою  группу необходимо ПЕРЕД  Названием   ставить  родовую принадлежность  товара (класс товара).  Например:  Сок апельсиновый, Сигареты Ява, Жвачка Ява, но Не рекомендуется – Апельсиновый сок, Ява сигареты.
  • В случае  вхождения  ресторана и магазина  в  одну  фирму  необходимо товары, поступающие в  магазин  и фирму  различать: Например, перед товарами,  поступающими в ресторан ставим «.» (точку) , т.е.  «.Сок апельсиновый».
  • В товарах для производства для жестяной тары  лучше ставить вес нетто (без сока, чистый). Например:  «.Гор зеленый (нетто)». Чтобы не забыть пишем в названии (нетто).
  • Сразу ставьте у каждой группы признаки

–        единица измерения: у магазинных товаров – шт.(1г) или кг (1000г), у товаров для производства кг(1000г) или л(1000г), бут(700г) для вина и т.д.

–        НДС и НП

–        Наценку (для формирования продажной цены в магазине или условной учетной цены в ресторане)

Признаки, проставленные в заголовке группы автоматически ставятся при заведении нового товара в группе

 

Пример рекомендуемой структуры справочника товаров

Все товары

   Товары для магазина

                  Товары с НДС 10%

                                  Товары с НДС 10% и без НП

                                  Товары с НДС 10% и с НП

                  Товары с НДС 20% и с НП

                                  Алкогольные товары

                                  Бакалея

                                  Овощи

                                  …

                 

   Товары для производства

                  .Товары с НДС 10%

                                  .Товары с НДС 10% и без НП

                                  .Товары с НДС 10% и с НП

                  .Товары с НДС 20% и с НП

                                  .Алкогольные товары

                                                  .Вино                     

                                                                 .Вино элитное

                                                                 .Вино ординарное

                                                  …

                                  .Бакалея

                                  .Овощи

                                  …

   Продукция производства

                  Барная продукция

                                  Напитки

                                  Коктейли

                                  …

                  Продукция кухни

                                  С НДС 10%

                                  Салаты

                                  Первые блюда

                                  …

   Прочее

                  Посуда

                  Малоценка

   Услуги

 

 

4 Меры  измерения,

В Системе есть стандартный набор основных  мер  измерения  (грамм, килограмм, литр, штука и др.).   Обычно  на  предприятии используется  многие  произвольные  меры  измерения (банка, бутыль, мешок, ведро).

 Для каждой новой меры  измерения вносится ее  название и  вес  в  граммах.

 СИСТЕМНАЯ  МЕРА устанавливается тогда, когда необходимо исключить возможность исправления веса  данной  меры измерения в карточке товара.

 ПЛОТНОСТЬ = 1 – рекомендуемая настройка у каждой меры измерения. На самом деле один литр ликеров тяжелее килограмма, а один литр масла легче, но неправильное использование плотности приводит к существенным ошибкам, поэтому большинство пользователей ставит эту настройку

 

5 Ввод калькуляционных карт

            Система Компас позволяет торговать частями товара имеющего вес (не штучного) товара, то есть не заводить калькуляционную карту на порцию в 50 гр. Водки, а сразу ввести в прайс-лист порцию с весом. Поэтому калькуляционные карты нужно заводить только при наличии в них более одного товара, а также при отсутствии в них товаров вообще (блюда с нулевой себестоимостью – услуги, входные билеты, вода водопроводная)

 

* Архив Калькуляционных Карт. – Изменяя калькуляционную карту, по которым были рассчитаны производства , не следует использовать право «редактировать несмотря на запрет».

 

6 Ввод начальных остатков и приходных документов

Ввод начальных остатков следует проводить от внешнего агента с названием (остаток). Остатки и приходы вводятся

–        по весовому товару – в килограммах,

–          по разливному товару – в литрах с весом 1000 гр. (если мы считаем что плотность всегда равна 1) или в литрах с весом 920 гр. по растительному маслу, 1000 гр. по всем  остальным товарам, 1240 грамм по концентрату Кока-кола с сахаром (если мы не поставили галочку плотность=1 у единицы измерения литр) и 1000 гр. по Кока-кола без сахара

–        по штучному товару – в штуках =1 гр.

–        по яйцу – в штЯ=40 гр.

–        по порционному товару (поросенок, перепел, колбаски и др.) – в порциях с усредненным весом… НО: если поросенок может идти в разделку по весу – то его нужно принимать по весу, а в калькуляционную карту вводить усредненный вес…

У начальных остатков вводите НДС и НП в приходных документах.

 

7 Проверка правильности ввода приходных документов

После ввода остатков и проведения приходных документов рекомендуется

-          просмотреть отчет по остаткам – единицы измерения, вес, цены

-           сформировать отчет Аналитические отчеты- Анализ закупок, после его формирования нажать на столбец Разброс %, подняться вверх отчета и просмотреть товары с разбросом цен при закупке более 33% - скорее всего, имеет место ошибка в приходном документе.

 

8 Проверка правильности ввода к/к

Встать в справочнике товаров внутрь раскрытой группы БЛЮДА (или ПРОДУКЦИЯ ПРОИЗВОДСТВА), нажать на кнопку ПЕРЕСЧЕТ в справочнике товара. По всем блюдам, у которых не установлена галочка «Фиксированная цена» в справочнике товаров посчитается себестоимость… Посмотрите себестоимость – соответствует ли она Вашим ожиданиям.

Встать в меню в прайс-лист, нажать на кнопку ПЕРЕСЧЕТ. По всем блюдам, у которых не установлена галочка «Фиксированная цена» в справочнике товаров посчитается себестоимость… Посмотрите себестоимость – соответствует ли она Вашим ожиданиям.

 

 

9 Формирование Прайс-листов

            1 Определите число прайс-листов – их не больше чем число касс (+1 для банкетов). Рекомендуем не увеличивать число прайс-листов без необходимости… Дневные или ночные цены (до 4 цен на один товар) устанавливаются путем установки дополнительных цен.

Если на разных кассах установлены разные цены на одинаковый ассортимент – используйте доп.цены.

 

9 Прием данных от касс и ввод документов Производства

Для банкетов, прошедших не через кассовый аппарат; для  производства блюд на склад для дальнейшей переброски их или продажи используются документы Производства.

Для данных от ККМ документы производства формируются автоматически.

 

10 Расчет  и проведение расхода на производство

Если название документа Производство  подчеркнуто в менеджере документов - значит у него не рассчитан расход. После расчета расхода (правой кнопкой мыши на документе – рассчитать расход) исправление документа производство невозможно. Чтобы исправить документ следует удалить расход.

 

11 Оценка правильности ввода к/к и документов

Для оценки правильности следует построить отчет по складу (производству) по средним ценам с учетом непроведенных документов. Очень большие остатки или огромные отрицательные остатки означают ошибки в К/К. Посмотрите карточку товара, найдите ошибочный документ, исправьте ошибки. Если в документе расход на производство кликнуть мышкой на расходуемом товаре – получится отчет, показывающий вхождение данного товара в блюда в документе производства. В результате легко найти ошибку.

 

12 Проведение документов расхода

Расход можно провести как по отдельному документу (нажатием на галочку С или кнопки провести), так и по всем видимым в менеджере документов расходам (нажатием  правой кнопки мыши в менеджере документов и выбора пункта Провести Все Расходы). Во втором случае сформируется утолщенный документ расход на производство с последней датой документа расхода по данному складу, который спишет все расходы данной датой. Это удобно при наличии путаницы в датах документов прихода и производства.

            При проведении документа расхода  в случае недостатка списываемого товара возникает диалог «не хватает товара «товар» на складе в единицах измерения 1г за гр.».

В РЕАЛЬНОМ УЧЕТЕ ЗАМЕН НЕ ПРОИЗВОДИМ. Ничтожные нехватки – игнорируем, остальные – списываем в минус. Нехватка товара означает либо недовложение либо пересортицу. ПЕРИОДИЧЕСКИ ПОДСНИМАЕМ ОСТАТКИ ПО ВСЕЙ ГРУППЕ ОДНОТИПНЫХ ТОВАРОВ УХОДЯЩИХ В МИНУС, таким образом можно узнать причину нехватки товара.

 

13 Печать отчетов

Кладовщик – печатает товарный отчет, прикладывает оригиналы и копии документов, сверяет суммы по документам и НДС.

Бухгалтер калькулятор – печатает калькуляционные карты, оценивает себестоимость, вводит новые блюда в прайс-лист, печатает прайс-лист с себестоимостью, вводит справочник соответствий магазинного и ресторанного товара (при наличии магазина).

Бухгалтер производства – рассчитывает расходы, печатает товарный отчет, сводный марочный отчет, проводит частичные и полные инвентаризации, печатает сличительные ведомости, оборотную ведомость (раз в месяц), сводную суммовую ведомость.

 

14 Анализ деятельности

Бухгалтер предприятия ежедневно сверяет выручку со сводным марочным отчетом, сверяет  закупки с товарными отчетами, следит за своевременным проведением документов, обеспечивает проведение инвентаризации на кухне, складе и в магазине не реже раза в месяц, в барах не реже раза в неделю (типично раз в 2-3 дня), проверяет отчет по заменам.

Администратор зала проверяет кассовые отчеты по отказам, отчеты по скидкам, отчеты по возвратам.

Менеджер ресторана проверяет сводный марочный отчет, оборотную ведомость, сводную суммовую ведомость, анализ закупок, анализ продаж, анализ списаний

 

15 ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Инвентаризация  и  приведенная  инвентаризация.

В МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ существует документ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ, который заполняется СИСТЕМОЙ на основании проведенных до момента заполнения документов. Предусмотрено четыре различные формы печати, из них две являются унифицированными (инвентаризационная опись и АКТ О ПЕРЕДАЧЕ ТОВАРОВ). В ИНВЕНТАРИЗАЦИИ в заголовке ТОВАРЫ для остатков существуют три колонки: ОСТАТОК, ОСТАТОК ТОВ, и КОЛ-ВО ФАКТ. Остаток показывает, сколько данного товара хранится на складе в указанных в колонке МЕРА единицах измерения с весом, обозначенным в колонке ВЕС; ОСТАТОК ТОВ показывает общее количество данного товара на складе в любых других единицах измерения или с другим весовым эквивалентом в пересчете на указанные. Эти колонки соответствуют документальному остатку, носят справочный характер и изменению не подлежат. Колонка КОЛ-ВО ФАКТ предназначена для занесения реальных остатков по подразделению. При занесении фактических остатков могут возникнуть следующие ситуации: количество фактическое больше, меньше или равно документальному. При этом излишки и недостачи будут визуально выделены зеленым и красным цветом, соответственно. При проведении ИНВЕНТАРИЗАЦИИ излишки автоматически спишутся, а недостачи приходуются. Это будет отображено в СЛИЧИТЕЛЬНОЙ ВЕДОМОСТИ и в КАРТОЧКЕ ТОВАРА. Если же нужен отдельный акт списания, то необходимо до ИНВЕНТАРИЗАЦИИ создать новый документ АКТ СПИСАНИЯ.

 

Составление инвентаризационной  ведомости.

·         В окне Менеджер  Документов нажать кнопку Новый.

·         в окне Новый документ из списка Тип документов выбрать  документ Инвентаризация.

·         из списка Получатель  выбрать  место хранения, где проводится инвентаризация, у нас Буфет.

·         Нажать кнопку Да. Появляется окно Инвентаризация, состоящее из двух закладок Заголовок и Товары.

·         Заполняем закладку Заголовок.  Кнопка Пересчитать Склад предназначена для пересчета цен в документе по текущим ценам склада и остатка товара по текущим  данным склада. Кнопка Заполнить предназначена для  занесения остатков товаров на складе в инвентаризационную ведомость (в Закладку Товары). Сличительная ведомость – для печати  сличительной ведомости.

·         Нажимаем кнопку Заполнить (т. е. Полная инвентаризация) и переходим в Закладку Товары.

ДЛЯ УДОБНОГО ПРОСМОТРА И ПЕЧАТИ ВЕДОМОСТИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ПО ГРУППАМ  нужно зайти на вкладку товары в открытом документе инвентаризации и при нажатии на правую кнопку мыши выбрать пункт «Разбить на группы».

·         В Закладке Товары ставим фактическое кол-во.

·         Для сравнения фактических данных  и данных по документам  можно напечатать сличительную ведомость до проведения инвентаризации.

После  проведения инвентаризации  Система  считает  действительными  фактические  данные. В Системе появляется  новый документ –Проведенная инвентаризация.

 

Флажок «Взять цены из документа». Эта позиция предусмотрена для случаев, когда какой-нибудь товар не проходил по данному подразделению с момента последней полной инвентаризации, либо никогда не проходил по документам этого подразделения. Если такие позиции присутствуют в документе инвентаризации, то Компас сообщает об этом. Если товар никогда не проходил по документам подразделения, его добавляют в документ через кнопку «Добавить». Для «принудительно» добавленных товаров и товаров, которые не приходовались и не перебрасывались на подразделение с момента последней инвентаризации необходимо вручную проставить цены или суммы в предназначенные для этого колонки. Для всех остальных товаров цены НЕ ставятся. Затем ставится галочка «взять цены из документа». После проведения в «Инвентаризации» в колонке «Сумма получ» автоматически проставляется величина, равная общей сумме по проставленным позициям, а  «Проведенная инвентаризация» увеличивается на ту же сумму.

 

Система позволяет изменить цены в документе Проведенная инвентаризация при наличии у пользователя права «редактирование цен в проведенных документах». Система может сама найти последнюю цену прихода для товара с нулевой ценой, поискав их  на других складах. Для этого пользователь с вышеуказанным правом должен установить курсор в менеджере документов на закрытый документ Проведенная Инвентаризация

 

 

 

 

ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ В УЧЕТЕ ДЛЯ ПРОВОДОК

 

1 Определение Агентов типа, Производство, Списание, Касса

Рекомендуется завести число Складов, Производств, Списаний, Касс столько же, как и в основном учете, но

-          указать у всех производств один и тот же склад для расхода (например, СКЛАД).

-          Указать во всех отделах для продаж «агент для проводок»  СКЛАД

Таким образом, все товары мы будем принимать на склад, а продажу и производство – с него же. Это сильно упростит ведение учета, НО – реализация будет фиксироваться отдельно по каждому из отделов. Причина проста – из-за неаккуратности в оформлении документов переброски возможно создание ситуации, когда книжные остатки по разным подразделениям находятся в недостатке или в излишках, в то время как по предприятию в целом они правильные.

Кроме этого мы можем иметь разные карты на одно блюдо в разных учетов. Например, в основном учете мы можем списывать к блюду также одноразовую вилку, тарелку, салфетки, а в учете для проводок они будут списываться раз в месяц по бухгалтерской справке.

 

3 Перенос документов

Учет для проводок и основной учет никак не связаны. Для копирования документа используется правая кнопка мыши – «копировать документ». При копировании приходного документа из приходной цены вычитается НДС.

 

4 Проведение документов расхода

Расход можно провести как по отдельному документу (нажатием на галочку С или кнопки провести), так и по всем видимым в менеджере документов расходам (нажатием  правой кнопки мыши в менеджере документов и выбора пункта Провести Все Расходы). Во втором случае сформируется утолщенный документ расход на производство с последней датой документа расхода по данному складу, который спишет все расходы данной датой. Это удобно при наличии путаницы в датах документов прихода и производства.

Количественно-суммовой учет производства

            При проведении документа расхода  в случае недостатка списываемого товара возникает диалог «не хватает товара «товар» на складе в единицах измерения 1г за гр.».

В УЧЕТЕ ДЛЯ ПРОВОДОК ПРОИЗВОДИМ ЗАМЕНЫ. Ничтожные нехватки – игнорируем, остальные – ЗАМЕНЯЕМ НА ОДНОТИПНЫЙ ТОВАР. При замене смотрим на себестоимость заменяемого товара (галочка подробно), на количество заменяемого товара (замена весового товара на штучный без веса производится по количеству, а не по весу), чтобы не завысить себестоимость в убыток.

Печатаем сводный марочный отчет за период, оборотную ведомость за период, товарный отчет за период. Ежемесячных инвентаризаций можно не проводить

Суммовой учет производства

Замен не производим. Ничтожные нехватки – игнорируем, остальные – списываем в минус.

При списании в минус обращаем внимание, чтобы у каждого списываемого товара была себестоимость, и чтобы количество отрицательных остатков не превышало нескольких процентов от общего оборота данного товара.

Печатаем Калькуляционные карты по каждому производству, марочный отчет по каждому производству, товарный отчет ежедневно. Раз в месяц проводим инвентаризацию,  идеальный случай, когда сумма проведенной инвентаризации совпадает с суммой остатка  в товарном отчете.

Печатаем оборотную ведомость за период, товарный отчет за период.

 

 

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

 

?? Каким образом организуется списание блюд, которые готовились на банкеты, питание сотрудников, и др. мероприятия, когда не производится расчет по кассе.

 

В системе КОМПАС в "МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ" существует возможность создания документа "ПРОИЗВОДСТВО ДЛЯ СПИСАНИЯ". Питание сотрудников, банкеты, представительские расходы  и прочие ситуации, требующие только уменьшения реального количества ингредиентов на складе по себестоимости необходимо производить по документу "ПРОИЗВОДСТВО ДЛЯ СПИСАНИЯ". Для этого необходимо:

- Создать агента (справочники/агенты) с типом "СПИСАНИЕ" с названием, например, "питание сотрудников". Для разных ситуаций рекомендуется заводить различных агентов с разными именами;

- В "Менеджере документов" создать новый документ с типом "Производство для списания", поставщик "Производство-Бар" (например), получатель – требуемый агент с типом "списание", любой кроме «Акта списание». После заполнения закладки «Товары» проставляется необходимое количество блюд;

- Рассчитать "Расход на производство";

-          Провести документы по складу.

 

 

?? Каким образом организуется  продажа и списание блюд, продаваемых с разной наценкой в один день и в разных подразделениях ресторана.

 

Если  уже заведено несколько прайслистов (на каждый бар, например), то в каждом прайсе для каждого конкретного блюда можно указать другую цену продажи.

Если  прайс один, то необходимо добавить требуемые блюда несколько раз с разными ценами и указанием разных отделов.

В обоих случаях списание будет производиться на основании документа "ПРОИЗВОДСТВО", полученным от кассы.

 

 

 

?? Нет возможности создать реестр полученных счетов-фактур

 

Если речь идет о реестре, формируемом в СКЛАД / СЧЕТА-ФАКТУРЫ, то в этом окне отображаются исходящие счета-фактуры, т.е. те, которые формируются при создании документа  ОПТОВАЯ ПРОДАЖА. Ведение реестра входящих (полученных) счетов – фактур возможностями СИСТЕМЫ  не предусмотрено. Для этого, как правило,  используются внешние бухгалтерии (например, 1С).

Для формирования реестра исходящих счетов – фактур необходимо выполнить ряд предварительных действий:

а) в СПРАВОЧНИКИ / АГЕНТЫ завести нового внешнего агента – себя, присвоить соответствующее название и заполнить все поля в окне РЕКВИЗИТЫ;

б) в группе РЕСТОРАН (СПРАВОЧНИКИ / АГЕНТЫ) в закладке редактировать, в поле ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО указать себя;

в) затем после проведения документа ОПТОВАЯ ПРОДАЖА в закладке ЗАГОЛОВОК появится номер счета – фактуры и станет активной кнопка ПЕЧАТЬ;

г) сформированные таким образом счета – фактуры, отображаются в реестре.

 

 

?? Можно ли редактировать и удалять кальк. карты? Как пользоваться архивом кальк. карт?

 

Удалять сами калькуляционные карты можно только вместе с позицией самого блюда, что не является корректной операцией. В случаях, когда возникает необходимость исправления калькуляционных карт: вес ингредиентов, замена, удаление или добавление товаров используют архив калькуляционных карт или, если данная КАЛЬКУЛЯЦИОННАЯ КАРТА не разу не была в производстве (кнопки ДОБАВИТЬ, УДАЛИТЬ и РЕДАКТИРОВАТЬ активные), подвергают ее непосредственному редактированию.

Для создания архива калькуляционных карт необходимо:

-          открыть КАЛЬКУЛЯЦИОННУЮ КАРТУ;

-          нажать кнопку ТЕКУЩАЯ – С 01/01/01, где 01/01/01 – дата создания калькуляционной карты. При этом открывается окно ВЫБОР КАЛЬК КАРТЫ ИЗ АРХИВА, которое предназначено для создания и просмотра архива;

-          нажать кнопку СОЗДАТЬ; в окне ВВОД ДАТЫ указать нужную дату (в скобках указывается дата последнего расхода на производство по этой калькуляционной карте), нажать ОК. С указанной даты старая калькуляционная карта будет находиться в архиве; вместо нее автоматически создается новая, идентичная старой, но с активными кнопками ДОБАВИТЬ, УДАЛИТЬ и РЕДАКТИРОВАТЬ. Т.О. предоставляется возможность внесения корректив в карту.

По убранным в архив калькуляционным картам будет осуществляться расчет РАСХОДОВ НА ПРОИЗВОДСТВО, в случае перепроведения документов. Убранная в архив калькуляционная карта доступна для просмотра и печати. Для этого нужно нажать кнопку ТЕКУЩАЯ – С 01/01/01, в открывшемся окне выбрать архив за нужный период времени и нажать кнопку ВЫБРАТЬ. Если по калькуляционной карте выбранного  архива было осуществлено несколько расходов, то в следующем окне появится список документов ПРОИЗВОДСТВО от конкретных дат, из которых выбирают нужное. 

 

 

 

?? При приеме данных с "Front Office" возникает что-то вроде: Смена от   /  /   с номером 0: неуспешно. Ошибка при добавлении в таблицу продаж (sales_):  не найден товар с кодом «» и названием «».

 

Подобное сообщение появляется, если из меню после передачи данных на кассу было удалено блюдо или товар, либо был изменен код. Необходимо добавить в меню требуемое блюдо, присвоить ему ТРЕБУЕМЫЙ код и повторить прием данных.

 

 

?? Как работать с дробной порцией (напр. спиртное)?

 

Пример. Имеется товар «Вино «Шато де Неф»». Его продают бутылками и порциями по 150 г., следовательно, в меню это вино должно быть добавлено дважды. После добавления необходимо отредактировать наименование «Вино «Шато де Неф» (бут)» и «Вино «Шато де Неф» (150г)» и проставить ВЕС ПОРЦИИ 750 (для бутылки) и 150 (для порционного разлива), соответственно. После обработки данных, принятых с касс, в документе ПРОИЗВОДСТВО или ПРОДАЖА ЧЕРЕЗ КАССУ (в зависимости от настроек СИСТЕМЫ) будут фигурировать или одна из этих позиций или обе. Но в любом случае списание будет производиться с  товара «Вино «Шато де Неф»».

 

 

?? Когда формирую бухгалтерскую проводку (например "приход") не выходит сумма проводки.

 

1.       Либо неправильно указана формула в НАСТРОЙКАХ ПРОВОДОК;

2.       Либо формула отсутствует вообще;

3.       Либо в заголовке документа в поле БУХГАЛТ.ПРОВОДКИ указано НЕ ФОРМИРОВАТЬ.

 

 

?? Почему в отчете по остатку показывается отрицательная цена товара при положительном количестве?

 

При проведении производственных документов происходило списание товаров "в минус". Затем был приход товара по более низкой цене. В результате чего возникло несоответствие цен партий, хотя в количественном соотношении все правильно.

 

 

?? Как поступить с заготавливаемыми впрок полуфабрикатами, остающимися при инвентаризации?

 

Существует три типовых варианта действий:

1.       По товарам. До ИНВЕНТАРИЗАЦИИ создать  документ ЗАКАЗ НА ПРОИЗВОДСТВО,  рассчитать на него расход, внести количество ингредиентов в инвентаризационную ведомость через копирование в буфер/копирование из буфера, провести инвентаризацию.

 

25

 

?? В одних случаях при переброске, товар проводится из выбранной партии (даже с более поздним приходом), а в других случаях списывает по FIFO. Например, масло растительное приходило в литрах (раньше),  а в бутылках (позже). Списание происходит произвольно.

 

Скорее всего, в ПЕРЕБРОСКЕ была поставлена галочка «РУЧНОЕ ПРОВЕДЕНИЕ». В этом случае, действительно, партии расходуются в выбранном пользователем порядке.

 

 

?? Как ввести в “Компас” начальные данные?

 

Для введения в СИСТЕМУ начальных остатков можно воспользоваться или документом ПРИХОД  (от поставщика «Остаток» или «Начало» и пр.)

 

?? Как в Компасе реализовать такую процедуру как разделка рыбы?

 

Существует два варианта решения данной задачи:

1 вариант. Непосредственно в калькуляционной карте указывать процент отхода, т.е. ту величину, которая теряется при первоначальной обработке рыбы, мяса, птицы.

2 вариант. Создается промежуточная калькуляционная карта на разделку рыбы, мяса, птицы и пр. Технология данного процесса: приходуется товар «Рыба»; создается калькуляционная карта, например «Разделанная рыба», в которую включается товар «Рыба» и указываются соответствующие проценты отходов. Создается калькуляционная карта, например «Рыба жаренная», в которую включается позиция «Разделанная рыба» (рецепт) и товары «Соль», «Масло» и пр. в соответствии с рецептурой приготовления. Также необходимо знать, как планируется процесс приготовления и списания. Существует два варианта:

приходуется партия товара «Рыба», она сразу вся разделывается и хранится на каком-нибудь складе или подразделении, а по мере необходимости передается в производство для приготовления блюда «Рыба жаренная». В этом случае в закладке СВОЙСТВА для блюда «Разделанная рыба» ставится флажок «Используется как полуфабрикат»; кроме этого  необходимо в ручном режиме в МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ создавать документ ПРОИЗВОДСТВО с РАСХОДОМ НА ПРОИЗВОДСТВО, в котором готовить определенное количество блюда «Разделанная рыба». В этом случае есть возможность просматривать остатки по ранее приготовленному блюду «Разделанная рыба».

Если нет необходимости узнавать, какое количество разделанной рыбы хранится на складах или внутренних подразделениях, то флажок «Используется как полуфабрикат» в закладке СВОЙСТВА для блюда «Разделанная рыба» не ставится и дополнительный документ ПРОИЗВОДСТВО с РАСХОДОМ на него не формируется.

 

30

 

?? При создании агентов: Не совсем понятна кнопка ДЛЯ ПРОВОДОК - как ее лучше использовать. Кнопка СУММОВОЙ УЧЕТ - для чего нужна, как использовать?

 

Флажок «Суммовой  учет» используется, если на данном агенте Вас интересуют остатки только по суммам. В этом случае невозможно узнать, сколько каких товаров есть в наличии.

Флажок «Для проводок». В Компасе есть возможность реализации бухгалтерского и управленческого учета одновременно. Все имеющее признак «Для проводок» относится к бухгалтерии; не имеющее – только для управленческого учета.

 

 

Вопросы по знанию Компас

 

1.      Что означает FIFO,LIFO и MAX ЦЕНА в настройках «расчет себестоимости для калькуляционных карт».

Метод отображения себестоимости в к\к

Влияет ли эта настройка на метод списания товара?

Нет

Какая рекомендуемая настройка? Lifo или Мах цена

2.      На что влияет настройка «Заполнение документа с вводом информации»

На наличие формы ввода при приходе

3.      Как посмотреть какие документы редактировал бухгалтер в конкретный день?

Войти в просмотр событий, установить фильтр на «изменение содержимого документа» и дату

4.      Рекомендуемая структура справочника товаров.

Укажите также рекомендуемые единицы измерения для групп в данной структуре.

См рекомендации

5.      Рекомендации по заполнению названий и единиц измерения в справочнике товара.

См рекомендации

6.      Рекомендации по заполнению калькуляционных карт.

См рекомендации

7.      Что означает галочка «использовать как полуфабрикат» в настройках калькуляционной карты?

При этом п/ф при расчете расхода на производство далее не раскладывается на ингредиенты, если имеются блюда с использованием п/ф

8.      Как ускорить время открытия калькуляционной карты?

Убрать настройку «открывать с пересчетом цен»

9.      Что такое «закладка» в калькуляции?

Количество блюд, на которое создана калькуляция

10.  Как напечатать акт проработки?

Из К/К

11.  Как напечатать карту по конкретному производству?

Из К/К

12.  Как напечатать все карты по производству?

Из документа производства

13.  Когда запрещается редактировать калькуляционную карту?

Когда произведен расход по данной К\К

Как снять запрет на редактирование, не пользуясь специальным правом?

Удалить расходы с использованием данной к\К

14.  Какую дату в качестве начала архивной даты калькуляционной карты ставит программа?

Дату последнего расхода +1

15.  Как напечатать калькуляционную карту с ценой продажи?

Из прайс-листа

16.  Что будет если в настройках агентов Кухня и Бар (типа производство) указать «расход ингредиентов с агента» Склад.

Ингредиенты будут списываться со склада. Удобно для учета для проводок

17.  Как вводить приход штучного товара? Что указывать в единице измерения?

Если строго штучный – поставить галочку « штучный товар – 1г», если возможно его вложение в другие блюда по весу – поставить его вес

18.  Как ограничить пользователю Кладовщик просмотр всех документов кроме Приход, Переброска, Возврат с даты большей, чем начало месяца?

Создать должность кладовщик и ограничить ему права

19.  Как быстро расставить НДС в соответствии с указанным в справочнике товаров в уже введенном документе?

Использовать галочки в заголовке документа, а затем нажать на пересчет

20.  В каких единицах вводить приход чая в пакетиках, сигарет, бутылок водки, мяса, яиц?

1г, шт., бут 250-1000г, 1кг, 40г

21.  Как скопировать документ в альтернативный учет?

Правой кнопкой мыши в двух учетах

22.  Как скопировать документ производства в документ продажа?

Через буфер

23.  Как посмотреть все документы расхода со Склада?

Поставить фильтр *расходы и имя склада в менеджере док

24.  Как посмотреть сумму документов прихода за период?

Поставить фильтр приход и период в менеджере док

25.  Если после приема данных от касс мы отредактировали вес выхода в калькуляционной карты что нужно сделать для правильного расчета?

Исправить вес выхода в документах производства правой кнопкой в  менеджере док

26.  Как провести расход на производство сразу за три дня?

правой кнопкой в  менеджере док «провести все расходы»

27.  Как оценить нехватку при расходе не проводя расход на производство?

Отчет по остаткам с учетом непроведенных по средним или учетным

28.  Как оценить правильность ввода приходных документов?

Анализ закупок

29.  Как правильно работать, если кухня готовит тарталетки для бара партиями по 100 шт., а они входят в состав блюда, приготавливаемого в баре?

Сделать док приготовления на кухню и перебросить их в бар

30.  Как посмотреть архивный товар

31.  Как действует галочка «в продаже» в «меню» (прайс- листе)

32.  Как посмотреть вложения данного товара во всех кальк.картах

Через поиск товара

33.  Как посмотреть в каких документах был данный товар

Через поиск товара

34.  Если на Вашем предприятии бармен отвечает за все напитки по 1000 рублей за литр, а за все продукты по 500 за килограмм как узнать сумму недостачи бармена

Поставить учетные цены и напечатать сличительную ведомость при инвентаризации по учетным ценам

35.  Как провести инвентаризацию

36.  Как при инвентаризации оприходовать блюда

Сделать док заказа на производство и расхода на заказ, а затем скопировать его в инвентаризацию через буфер

37.  Если при инвентаризации выявлен товар ранее не бывший на складе как лучше поступить

Оприходовать от агента «остаток»

38.  возможна ли инвентаризация по отдельной группе товара

Да, частичная

39.  Что делать с «минусами» при проведении документа расхода в основном учете и для проводок

В минус – осн учет, использовать близкие замены – для проводок

40.  какие отчеты нужны в учете для проводок

Книга покупок, продаж, сводный марочный, расход продуктов, к/к или к\к по производствам, товарный отчет

 

41.  какие отчеты нужны в основном учете

сводный марочный, оборотная ведомость от инвентаризации до другой, анализ закупок, анализ продаж, товарный отчет

какие из них подаются инвестору

сводный марочный, оборотная ведомость от инвентаризации до другой, анализ закупок, анализ продаж,

42.  Регламент работы в основном учете

Ежедневно, проверка продаж по сумме, списание, подснятие отрицательных остатков

43.  Регламент работы в учете для проводок

Ежедневно, проверка продаж по сумме, расчет, закупка отрицательных остатков

Еженедельно – проведение списания за неделю

 

 

.ਪ