Компас SQL 2005 Глава-5 Документы

Часть v   Документы

складские документы

Для того, чтобы Система оперировала с реальными данными, необходимо постоянно все действия, которые проводятся на предприятии с товаром, отражать в Системе. Основная часть работы по вводу документов в Систему проводится в окне Менеджер документов. Часть документов создается автоматически. К документам, которые могут создаваться автоматически, относятся:

w  производство – в документе показано, какие блюда, где, в каком количестве и в какой последовательности изготавливались,

w  расход на производство – документ содержит данные о продуктах израсходованных на производство блюд, документ расход на производство содержит данные по определенному документу производство,

w  продажа через кассу – документ содержит данные о продажах за смену с каждой конкретной кассы.

               

                       Просмотр документов

Для того, чтобы войти в режим менеджера документов (окно Менеджер документов) необходимо в основном меню выбрать пункт Склад, в подменю пункт Документы.

Рис. 1Пример окна Менеджер документов

Менеджер документов позволяет не только вводить новые документы, отражающие операции с товаром, но и просматривать и редактировать ранее введенные. При просмотре документов можно ставить условия просмотра:

w  по типу документа – из списка возможных документов выбирается либо просмотр всех документов, либо определенный тип:

w  возврат – документы, оформленные при возврате товара,

w  инвентаризация – инвентаризационная ведомость по фактическому количеству товара на складе,

w  оптовая продажа – оформленные оптовые продажи,

w  переброска - документы, оформленные при перемещении товара с одного места хранения на другое,

w  приход – документы, составляемые при получении товаров,

w  проведенная инвентаризация – инвентаризационная ведомость, которая содержит результаты сравнения фактического количества товара и количества, полученного по данным Системы,

w  продажа – документы, оформляемые при продажах через бухгалтерию,

w  продажа через кассу - документы, формирующися при обработке данных о продажах с касс,

w  производство – документы, оформляемые при изготовлении блюд или при обработке данных, полученных от касс,

w  расход на производство – документы, указывающие расхода товаров при производстве блюд,

w  списание – документы, составляющиеся при списании товара.

w  по агенту – из списка агентов выбирается либо просмотр по всем агентам, либо определенный агент, который является поставщиком или покупателем по документам (в списке агентов присутствуют все агенты, независимо от их типов),

w  по периоду времени – в полях С и По вводятся даты и время просмотра, при необходимости просмотреть документы за один день в обоих полях вводятся одинаковые даты, а время указывается на начало и на конец дня,

w  возможен выбор даты из календаря, который вызывается по нажатию кнопки  рядом с полем даты.

                 

Рис. 2Пример календаря

w  из списков над календарем выбираются нужные месяц и год,

w  в календаре «мышкой» указывается дата за текущий месяц и год,

w  с помощью кнопок, расположенных под календарем можно переключаться вперед или назад на год или на месяц, по кнопке Сегодня устанавливается текущая дата.

w  флажок Агенты-поставщики – устанавливается в том случае, когда необходимо просмотреть по конкретному агенту те документы, в которых он является поставщиком,

w  флажок Агенты-получатели – устанавливается, когда необходимо просмотреть документы по конкретному получателю,

w  флажок Агенты-поставщики и получатели – устанавливается по умолчанию, а также, когда необходимо просмотреть все документы, независимо того, является агент поставщиком или получателем.

После установки всех параметров просмотра нужно нажать кнопку Обновить. Данные о документах сводятся в таблицу, где для каждого документа указаны следующие данные:

w  флажок, который показывает, проведен данный документ или нет (если документ проведен, то Система считает его действительным и может оперировать с данными в нем, данные по непроведенному документу не учитываются),

w  дата и время создания данного документа,

w  тип документа,

w  порядковый сквозной номер документа,

w  комментарий к документу,

w  поставщик товара по документу,

w  получатель товара по документу,

w  сумма товаров по документу,

w  сформированные бухгалтерские проводки.

В случае, если среди документов есть поврежденные (т.е. документы структура которых могла быть повреждена из-за каких-либо системных ошибок, например, несанкционированное отключение питания в момент редактирования документа и т.п.), то, помимо набора стандартных кнопок окна Менеджер документов:

w  Новый – создание нового документа,

w  Удалить – удаление текущего документа,

w  Редактировать – редактировать содержание выделенного документа,

w  Провести – провести текущий документ,

w  Распровести – распровести текущий документ,

w  Провести все – провести все документы,

w  Распровести все – распровести все документы,

w  Печать – напечатать текущий документ,

w  Закрыть – закрыть окно Менеджер документов,

появляется дополнительная кнопка Восстановить, предназначенная для восстановления испорченного документа. Для того, чтобы восстановить документ необходимо выделить его в списке документов и нажать кнопку Восстановить.

  Контекстное (дополнительное) меню менеджера документов

 

   Щелчком правой кнопки «мыши» в МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ вызывается дополнительное (контекстное) меню .

Копирование и перемещение информации в  МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ

Для осуществления копирования накладных необходимо:

·         создать и заполнить накладную - источник информации (документ с любым типом)

·         создать накладную – приемник информации (документ с любым типом). Тип документа – приемника может отличаться от типа документа – источника. Закрыть документ,  на запрос СИСТЕМЫ о сохранении нового документа, нажать ДА.

·         В МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ щелкнуть правой кнопкой «мыши» по документу-источнику, в контекстном меню выбрать пункт Запомнить в буфер, щелкнуть правой кнопкой «мыши» по документу-приемнику и в контекстном меню выбрать пункт Копировать из буфера. Содержимое буфера позволяет получить информацию о том, что конкретно содержится в буфере обмена на текущий момент.

Копировать в новый документ служит для копирования информации в документ того же типа, что и документ – источник. При выборе этого пункта открывается окно СОЗДАНИЕ НОВОГО ДОКУМЕНТА КОПИРОВАНИЕМ ДРУГОГО. При этом для заполнения активны только поля  ПОСТАВЩИК, ПОЛУЧАТЕЛЬ и ДАТА; ТИП ДОКУМЕНТА  оставляется СИСТЕМОЙ  по умолчанию. После подтверждения действия (кнопка ДА) новый документ до момента его открытия или проведения отображается в МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ с нулевыми суммами.

Рассчитать расход и Рассчитать расход на все производства – эти пункты используются для формирования расходных документов по одному конкретному ПРОИЗВОДСТВУ или всем документам производственного типа, отобранным в МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ по определенным критериям, соответственно. Подробнее об этом рассказывается в параграфе ПРОИЗВОДСТВО.

 

Провести все расходы – служит для создания МНОЖЕСТВЕННОГО РАСХОДА  по подразделению за указанный промежуток времени. При выборе данного пункта КОНТЕКСТНОГО МЕНЮ СИСТЕМА  суммирует сначала все приходные документы (ПРИХОДЫ и ПЕРЕБРОСКИ) по каждому агенту с типом ПРОИЗВОДСТВО, а затем вычисляет общий расход продуктов за указанный в МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ период времени. Затем формируется итоговый документ РАСХОД НА ПРОИЗВОДСТВО (в МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ он визуализируется жирным шрифтом и коричневым цветом). Воспользоваться МНОЖЕСТВЕННЫМ РАСХОДОМ удобно, если возникла необходимость в экстренном закрытии периода (месяц или квартал) и нет возможности проведения документации в хронологическом порядке. Следует, однако, иметь в виду, что при МНОЖЕСТВЕННОМ РАСХОДЕ теряется информация о каждом конкретном дне и выдаются только обобщенные результаты.

Экспорт документа в файл и Экспорт всего списка документов в файлы – служит для формирования текстовых файлов. Этот параметр, как правило, используется для передачи информации из документов на территориально удаленные объекты, или с одного рабочего места на другое в случае отсутствия сети. Для восстановления информации из файла необходимо создать новый документ-приемник, перейти в закладку ТОВАРЫ, закрыть автоматически открывающийся СПРАВОЧНИК ТОВАРОВ и в КОНТЕКСТНОМ МЕНЮ самого документа выбрать пункт ИМПОРТ ДАННЫХ ИЗ ТЕКСТОВОГО ФАЙЛА. Основным условием такого переноса является полное совпадение кодов и номенклатуры в СПРАВОЧНИКАХ ТОВАРОВ двух баз.

Исправить вес измерения (Сервисные функции) – актуально только для документов ПРОИЗВОДСТВО, на которые нерассчитан РАСХОД НА ПРОИЗВОДСТВО. Этот пункт позволяет исправлять вес порций, если он был принудительно изменен в КАЛЬКУЛЯЦИОННЫХ КАРТАХ после принятия данных с касс и формирования документов. Данная операция позволяет скорректировать вес порций в ПРОИЗВОДСТВЕ в соответствии с КАЛЬКУЛЯЦИОННЫМИ КАРТАМИ без перепринятия данных с касс.

 

 

 

            Основные принципы ведения складской документации

 

Для создания любого документа необходимо в МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ нажать кнопку НОВЫЙ,  в открывающемся окне НОВЫЙ ДОКУМЕНТ указать параметры создаваемого документа: его ТИП, ПОСТАВЩИК, ПОЛУЧАТЕЛЬ и ДАТУ формирования; нажать кнопку ДА для подтверждения действия или кнопку ОТМЕНА для отмены. Если в предложенных списках (поставщик  или получатель) не удается найти нужную позицию, то следует нажать кнопку , при этом откроется окно Агенты, где найти или ввести нужную позицию.

Параметры каждого документа можно редактировать в следующем окне (для каждого типа документов указывается его ТИП, Номер и дата). Это окно состоит из двух закладок, в одной из них (Заголовок) редактируются параметры заголовка документа, в другой (Товары) составляется список товаров или блюд, которые используются в данном документе. Сначала необходимо выбрать закладку Заголовок.

В поле Дата можно изменить дату и время создания документа.

В поле Номер указан порядковый, сквозной номер документа в Системе.

Поле Комментарий носит информационный характер, содержит пояснение или какой-либо комментарий к документу.

Списки Поставщик и Получатель позволяют изменить поставщика и получателя товаров. Если в этих списках нет нужного агента, то необходимо нажать кнопку Агенты, которая вызывает окно Агенты для ввода и редактирования параметров участников производства, поставщиков и покупателей.

Из списка «Доп. Валюта» выбирается дополнительная валюта для ведения учета. По умолчанию указывается та, которая указана в общих настройках (ФАЙЛ/НАСТРОЙКИ). Кнопка Пересчет цен используется для пересчета цен, причем пересчет цен может происходить как от базовой валюты к дополнительной, так и, наоборот, в зависимости от того, в какой валюте были первоначально цены. В поле Курс можно ввести курс дополнительной валюты по отношению к базовой, по умолчанию указывается текущий курс валюты (т.е. тот который последний раз вводился в СПРАВОЧНИКЕ ВАЛЮТ).

Флажок «Оплатить» проставляется для уже оплаченных счетов-фактур; отображается в МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ в колонке «О»; носит справочный характер и на данные СИСТЕМЫ  влияния не оказывает.

В блоке «Итого по документу» после заполнения закладки ТОВАРЫ автоматически выведутся необходимые суммы.

Флажки «Закупка без НДС» и «Закупка без НСП» ставятся в зависимости от того, как рассчитаны  цены в счете-фактуре поставщика.

Список «Бухгалт. проводки» предназначен для выбора группы бухгалтерских проводок (если они заведены для данного типа документа).

Кнопка Пересчитать склад предназначена для пересчета цен в документе по текущим ценам склада и остатка товара по текущим данным склада. Используется в случае, если после заполнения закладки ТОВАРЫ были внесены изменения в параметры документа.

Кнопка ПЕРЕСЧЕТ ПО НАЛОГАМ предназначена для пересчета цен в документе по налогам. Ставки налогов берутся из СПРАВОЧНИКА ТОВАРОВ.

Кнопка ПРОВЕСТИ  дублирует простановку флажка в МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ в колонке «С».

Кнопка ПРОВЕСТИ  БУХ дублирует простановку флажка в МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ в колонке «Б».

Кнопка ПЕЧАТЬ позволяет выводить документ на офисный принтер. Если для документа предусмотрено несколько печатных форм, то открывается окно, в котором можно сделать соответствующий выбор.

Блоки ПРИХОДЫ и РАСХОДЫ (в зависимости от типа документа) позволяют формировать цены, отличные от первоначальных учетных. Блок ПРИХОД определяет цену прихода партии товара на подразделение, РАСХОД – цену расхода, соответственно.

При заполнении ЗАГОЛОВКА необходимо помнить, что введенные параметры распространяются на все товары в накладной.

                          Заполнение документов

После установки всех необходимых параметров в ЗАГОЛОВКЕ документа необходимо заполнить саму накладную. Заполнение документов происходит в закладке ТОВАРЫ. Для этого необходимо перейти в закладку Товары при этом Система автоматически откроет окно Справочник товаров, где необходимо выбрать все необходимые товары или блюда (в зависимости от типа документа). Добавление из СПРАВИЧНИКА ТОВАРОВ происходит при нажатии кнопки ДОБАВИТЬ В или двойным щелчком левой кнопки «мыши» по выбранной позиции.

В заполненной накладной для каждого товара по умолчанию указывается ряд параметров:

порядковый номер товара в документе, причем, порядок товаров можно изменить, если нажать кнопку Порядок и в окне Порядок элементов передвинуть товар по списку;

·         код товара по справочнику товаров;

·         наименование товара по справочнику товаров;

·         мера измерения товара по справочнику товаров;

·         вес в граммах меры измерения, как правило, по справочнику товаров;

·         в некоторых типах документов кроме этого указываются остатки товаров на складе.

Если учет ведется в дополнительной валюте, то предусмотрены колонки для цен и сумм в дополнительной валюте.

Все параметры, которые проставляются автоматически при добавлении позиций в документ, можно изменить только в Справочнике товаров, в закладке Редактирование.

После ввода товаров и сопутствующей информации (количество, цены, налоги и т.д., в зависимости от типа документов) необходимо сохранить данные и провести документ по складу.

Если при заполнении накладной СПРАВОЧНИК ТОВАРОВ  был закрыт, то его можно открыть при помощи кнопки ДОБАВИТЬ.

Ошибочно добавленные товары можно удалить, для этого необходимо выделить этот товар в накладной и нажать кнопку Удалить.

Отредактировать позицию можно при помощи РЕДАКТИРОВАТЬ.

    

       Контекстное (дополнительное) меню в документах

Щелчком правой кнопки «мыши» в закладке ТОВАРЫ любого документа вызывается дополнительное (контекстное) меню . Поскольку пункты этого меню являются стандартными, то каждого конкретного типа документов некоторые из них не актуальны.

Остаток  товара позволяет открыть окно для просмотра остатков на подразделениях.

Экспорт данных в текстовый файл служит для формирования текстовых файлов. Этот параметр полностью, как правило, используется для передачи информации из документов на территориально удаленные объекты, или с одного рабочего места на другое в случае отсутствия сети. Для восстановления информации из файла необходимо создать новый документ-приемник, перейти в закладку ТОВАРЫ, закрыть автоматически открывающийся СПРАВОЧНИК ТОВАРОВ и в КОНТЕКСТНОМ МЕНЮ выбрать пункт ИМПОРТ ДАННЫХ ИЗ ТЕКСТОВОГО ФАЙЛА. Основным условием такого переноса является полное совпадение кодов и номенклатуры в СПРАВОЧНИКАХ ТОВАРОВ двух баз.

Данную функцию также можно использовать для копирования информации между документами разного типа.

Порядок товаров служит для изменения порядка позиций в накладных. Для изменения порядка необходимо подвести курсор «мыши» к квадрату рядом с наименованием товара или блюда и, удерживая позицию левой кнопкой «мыши», перетащить ее на новое место; затем нажать ДА. Актуально только для непроведенных документов.

Разбить на группы можно использовать для визуального разбиения позиций по группам СПРАВОЧНИКА ТОВАРОВ. При печати разбиение не сохраняется.

Выбор пункта Калькуляционная карта позволяет открыть для просмотра калькуляционную карту любого блюда. Актуально только для производственных документов.

Карточка товара и Поиск товара полностью аналогичны соответствующим пунктам КОНТЕКСТНОГО МЕНЮ, вызываемого в СПРАВОЧНИКЕ ТОВАРОВ. В КАРТОЧКЕ ТОВАРА содержится информация о движении выбранного товара. Поиск товара содержит информацию о том, включен ли данный товар в какие-нибудь рецепты, прайс-листы или документы. Актуально только для документов, содержащих  перечень товаров.

Расход по блюдам, активизированный в документе РАСХОД НА ПРОИЗВОДСТВО, позволяет узнать, в каких рецептах был задействован данный товар.

Заменить на и Заменитель позволяют формировать СПРАВОЧНИК ЗАМЕН. Функция аналогична соответствующим пунктам КОНТЕКСТНОГО МЕНЮ, вызываемого в СПРАВОЧНИКЕ ТОВАРОВ.

                

                     Приход

   Для того, чтобы оформить поступление товара в Системе необходимо ввести документ на приход товара. Оформляется приход товара следующим образом:

 

§  в Менеджер документов нажать кнопку Новый;

§  из списка ТИП ДОКУМЕНТА  выбрать ПРИХОД; указать поставщика товара (по списку агентов агент с типом  Внешний); и место хранения, куда поступают товары;

§  в случае необходимости изменить дату или время создания документа;

§  нажать кнопку ДА.

§  В закладке Заголовок в поле комментарий при необходимости указать номер счета-фактуры поставщика. Блок ПРИХОД  для данного типа документов оставляется по умолчанию (Наценка 0.00%). Поле БУХГАЛТ.ПРОВОДКИ может быть заполнено сразу, после заполнения накладной или оставлено по умолчанию (если проводки по бухгалтерии не формируются).

§  В зависимости от счета-фактуры поставщика может быть несколько вариантов формирования  закупочных цен: закупочная цена (и сумма) включают в себя НДС и НСП; включают НДС, но без НСП; и включают НСП, но без НДС. По умолчанию реализован первый вариант (закупочная цена (и сумма) включают в себя НДС и НСП). В случае выбора другого варианта необходимо поставить флажок «Закупка без НДС» или «Закупка без НСП».

В случае, если оплата по накладной уже прошла можно в качестве справочной информации поставить флажок «Оплатить». На данные СИСТЕМЫ  он влияния не оказывает.

                         Рис.3 Пример заголовка проведенного документа на приход товара

 

  Технология заполнения списка поступивших товаров в закладке Товары стандартная: в СПРАВОЧНИКЕ ТОВАРОВ  ищут необходимые наименования и добавляют их в накладную двойным щелчком левой клавиши «мыши» или при помощи кнопки ДОБАВИТЬ В.  В зависимости от настроек СИСТЕМЫ в момент добавления каждого товара может появляться окно РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ (НАИМЕНОВАНИЕ ТОВАРА) (флажок « Заполнение документа с вводом информации» в ФАЙЛ/НАСТРОЙКИ установлен). Или же редактирование происходит после заполнения накладной наименованиями товаров (флажок « Заполнение документа с вводом информации» снят). Окно РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ (НАИМЕНОВАНИЕ ТОВАРА) для каждой позиции можно также вызывать по кнопке РЕДАКТИРОВАТЬ.

 

 

 

 

 

В окне РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ (НАИМЕНОВАНИЕ ТОВАРА) указывается:

                                     Рис.4 Пример закладки «ТОВАРЫ» проведенного документа на приход товара.

§  Единица измерения товара по справочнику товаров; единицу измерения товара по конкретному документу можно изменить, для этого нужно списке Единица измерения выбрать другую. Если в СИСТЕМЕ  уже существуют проведенные документы, в  которых фигурирует данный товар, то из списка Единица измерения изымаются незадействованные меры измерения. Если есть необходимость отобразить весь список мер измерения, то ставят флажок «Показывать все ед. измерения».

§  вес меры измерения в граммах, можно изменить, если данная мера измерения не является системной,

§  количество товара по документу, вводится вручную,

§  цена (или сумма) закупочная вводится вручную,

§  цена приходная рассчитывается автоматически исходя из учетной политики участника производства, являющегося получателем товара по данному документу

§  сумма закупки рассчитывается автоматически по закупочной цене и количеству,

§  сумма прихода рассчитывается автоматически по цене прихода и количеству,

§  также рассчитывается цена прихода в дополнительной валюте и сумма закупки в дополнительной валюте при ведении учета в дополнительной валюте,

§  НДС и НСП – ставки налогов по каждому товару берутся по умолчанию из справочника товаров либо вводятся вручную.

§  Если после заполнения накладной возникла необходимость внести коренные изменения в заголовок документа (изменить положение флажка в блоке ПРИХОД), то необходимо нажать кнопку ПЕРЕСЧЕТ СКЛАДА.

§  Кнопка ПЕСЧЕТ ЦЕН используется, если возникла необходимость пересчитать цены в связи с изменением курса дополнительной валюты, например.

§  Можно осуществлять пересчет по налогам, причем ставки налогов берутся из СПРАВОЧНИКА ТОВАРОВ.

§  После занесения в накладную всех необходимых позиций документ необходимо сохранить и провести; при этом автоматически рассчитывается блок ИТОГ ПО ДОКУМЕНТУ и суммы налогов.

 

                       ПЕРЕБРОСКА

  Документ переброска является внутренним документом на предприятии и используется для оформления перемещения товара с одного места хранения на другое.

   Принцип создания данных документов и закладки Заголовок практически аналогичны ПРИХОДУ  и остальным документам:

o    Блоки флажков Расходы\приходы (Наценка, Фиксированная цена, Прайс-лист) определяют соответствующую цену.

o    РАСХОДЫ  описывают уходящую с подразделения партию товара, а ПРИХОДЫ, соответственно, - приходящую.

o     Из списка ПОСТАВЩИК выбираем поставщика товара, поставщиком товара может являться участник производства, для которого в списке агентов тип был определен как СКЛАД или ПРОИЗВОДСТВО.

o    Из списка ПОЛУЧАТЕЛЬ выбираем получателя, получателем товара может быть любой участник производства, для которого в списке агентов тип был определен как СКЛАД или ПРОИЗВОДСТВО.

  

Заполнение закладки ТОВАРЫ происходит из-под СПРАВОЧНИКА ТОВАРОВ аналогично остальным документам.

 При добавлении товаров указывается та мера измерения, которая проставлена в СПРАВОЧНИКЕ ТОВАРОВ. Если проставляемая автоматически мера измерения (или ее вес) не соответствуют остаткам на складе, то ее можно изменить, дважды щелкнув левой кнопкой «мыши» по позиции товара или нажав кнопку РЕДАКТИРОВАНИЕ. При этом открывается окно ВЫБОР ИСПОЛЬЗУЕМЫХ МЕР ИЗМЕРЕНИЯ, в котором приведен перечень оприходованных партий товара с указанием их весов. После выделения нужной меры измерения (или нужного веса) следует нажать кнопку ВЫБРАТЬ. В приведенном примере (рис. ) вес товара «Маслины б\к» в СПРАВОЧНИКЕ ТОВАРОВ – банка по 410 грамм, а на складе имеется товар «Маслины б\к» в банках по 320 и 410 грамм. В документе можно использовать одну из партий или обе одновременно. Для одновременного использования обоих партий товар в накладную необходимо добавить дважды.

  Колонки Остаток и ОСТАТОК ТОВ показывают остаток данного товара на складе:

o    ОСТАТОК – это количество товара в указанных в документе единицах измерения конкретного веса,

o    ОСТАТОК ТОВ -  это общее количество товара на складе в любых единицах измерения любого веса, отличного от указанного в документе, но в пересчете на указанный. В приведенном примере (рис. ) «Маслины б\к» перебрасываются в банках весом 320 грамм.

 В соответствии с колонками ОСТАТОК и ОСТАТОК ТОВ  видно, что на складе в наличии имеется 10 банок «Маслин б\к» весом по 320 грамм (колонка ОСТАТОК)  и еще какое-то количество банок «Маслин б\к» другого веса, но в банках по 320 грамм общий остаток составляет 22.156 банок. Колонка ОСТАТОК ТОВ всегда носит только справочный характер.

  Документ ПЕРЕБРОСКА является внутреннем документом на предприятии и используется  для оформления перемещения товара с одного места хранения на другое.

 По требованию производства кладовщик сначала оформляет накладную на переброску, распечатывает ее и, затем, получает подпись у ответственного лица при передаче товара.

Количество перебрасываемого (списываемого или возвращаемого) товара вводится вручную, причем если это количество превышает величину ОСТАТОК, то строка выделяется красным цветом – недостача. При проведении документа СИСТЕМА  сообщает о нехватке товара.  При этом возможны три варианта:

               1. если на складе имеется данный товар в других единицах или с другим весом,  то после подтверждения пользователем продолжения проведения, будет израсходована другая партия с компенсацией по весу. В примере с «Маслинами б\к» при указании в колонке КОЛ-ВО числа, превышающего ОСТАТОК будут израсходованы все 10 банок по 320 грамм, а недостающее количество компенсируется «Маслинами б\к» весом 410 грамм.

                2. если на складе данного товара больше нет, то СИСТЕМА  предложит списание «в минус» за счет будущих поступлений.

                3. если на складе данного товара по документам никогда не было, то после предложения списания товара «в минус» документ все равно проведен не будет.

                На самом деле воспользоваться двумя  последними способами нельзя, т.к. нельзя расходовать отсутствующий товар.

                После создания документа его необходимо провести по складу.

 

                   Инвентаризация            

                                            Составление инвентаризационной ведомости

  Инвентаризационная ведомость является документом, который закрывает определенный период работы.

  При этом после проведения ИНВЕНТАРИЗАЦИИ редактирование предшествующих ей документов становится невозможным. Для восстановления функции редактирования документов ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ необходимо распровести. Созданием инвентаризационной ведомости удобно корректировать остатки, т.к. после проведения ИНВЕНТАРИЗАЦИИ отсчет начинается с остатков, проставленных пользователем. Это применяется при коррекции незначительных расхождений между документальными и фактическими остатками (например, в несколько тысячных).

    Обязательным условием для проведения ИНВЕНТАРИЗАЦИИ является наличие проведенных документов до момента формирования инвентаризационной ведомости и распроведенных документов после нее.

 

  Формирование документа ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ происходит в МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ аналогично всем остальным документам СИСТЕМЫ. Т.к. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ проводится по одному агенту, то поле Поставщик неактивно. Получателем будет являться место хранения, где проводится инвентаризация.

             

                                

 

 

                                                   Рис.5.  Пример окна при добавлении нового документа

 

 

 

    Закладка ЗАГОЛОВОК документа ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ имеет несколько дополнительных параметров. К ним относятся флажки «Частичная», «Взять цены из документа» и «Без учета ед. изм.»

  Флажок «Частичная» устанавливают, если необходимо провести инвентаризацию по нескольким товарам, не затрагивая все остальные.

   Флажок «Взять цены из документа» необходимо поставить в том случае, когда цены на товары должны быть те, что указаны в документе, а не по данным Системы.

  Флажок «Без учета ед. изм.» используется, если в СИСТЕМЕ существуют противоречия между единицами измерения товара в СПРАВОЧНИКЕ ТОВАРОВ, приходных документах и самой инвентаризационной ведомости, т.е. в СПРАВОЧНИКЕ ТОВАРОВ указана одна мера измерения, в ПРИХОДАХ – другая, а в ИНВЕНТАРИЗАЦИИ – третья. Данный флажок устанавливается по сообщению СИСТЕМЫ о том, что не было прихода конкретного товара в конкретных единицах измерения.

 

 

               Рис.6. Пример редактирования параметров заголовка документа «Инвентаризация»

 

 

  Кнопка Пересчет цен используется для пересчета цен, который может происходить как от базовой валюты к дополнительной, так и, наоборот, в зависимости от того, в какой валюте были первоначально цены.

В поле Курс вводится курс дополнительной валюты по отношению к базовой, по умолчанию указывается текущий курс валюты (т.е. тот который последний раз вводился в окне Валюта, в закладке Курс).

Кнопка Пересч склада предназначена для пересчета цен в документе по текущим ценам склада и остатка товара по текущим данным склада, если после заполнения документа были внесены изменения.

 

               Заполнение инвентаризации можно проводить двумя способами:

1)       в закладке Заголовок нажать кнопку Заполнить, при этом на основании документов, проведенных до момента заполнения инвентаризационной ведомости, СистемОЙ в ведомость вносятся остатки всех товаров по подразделению. При таком заполнении инвентаризационной ведомости СИСТЕМА  запрашивает подтверждение на продолжение действия и затем спрашивает, заполнять фактическое количество, равным нулю, или нет. В ИНВЕНТАРИЗАЦИИ в заголовке ТОВАРЫ для остатков существуют три колонки: ОСТАТОК, ОСТАТОК ТОВ, и КОЛ-ВО ФАКТ.  

-          Остаток показывает, сколько данного товара хранится на складе в указанных в колонке МЕРА единицах измерения с весом, обозначенным в колонке ВЕС;

-          ОСТАТОК ТОВ показывает общее количество данного товара на складе в любых других единицах измерения или с другим весовым эквивалентом в пересчете на указанные. Эти колонки соответствуют документальному остатку, носят справочный характер и изменению не подлежат.

-          Колонка КОЛ-ВО ФАКТ предназначена для ручного занесения реальных остатков по подразделению.

                    При первоначальном заполнении документа СИСТЕМА  не может оставить незаполненными какие-либо поля, поэтому для продолжения формирования документа ей необходимо подтверждение пользователя. В случае выбора кнопки ДА, в колонке КОЛ-ВО ФАКТ для всех товаров будут по умолчанию проставлены нули, а при выборе НЕТ – значения в колонках ОСТАТОК и КОЛ-ВО ФАКТ будут одинаковыми. В любом случае колонка КОЛ-ВО ФАКТ заполняется пользователем. Единственное, на что может влиять первоначальное заполнение фактического остатка ноль или по умолчанию равное документальному – на одну из печатных форм. При желании распечатать только перечень товаров, вошедших в ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ, без указания остатков необходимо заполнить инвентаризационную ведомость со значением фактического остатка «ноль» и затем распечатать АКТ О ПЕРЕДАЧЕ ТОВАРОВ (при нажатии кнопки ПЕЧАТЬ предоставляется выбор четырех различных печатных форм). После автоматического заполнения СИСТЕМОЙ инвентаризационной ведомости необходимо в закладке ТОВАРЫ в колонке КОЛ-ВО ФАКТ проставить реальные остатки по подразделению. При введении фактического количества товара после проведения документа ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ количество товара на подразделении изменяется и становится равным реальному. При занесении фактических остатков могут возникнуть следующие ситуации: количество фактическое больше, меньше или равно документальному. При этом излишки и недостачи будут визуально выделены зеленым и красным цветом, соответственно. Далее при проведении ИНВЕНТАРИЗАЦИИ излишки автоматически спишутся, а недостачи оприходуются. Это будет отображено в СЛИЧИТЕЛЬНОЙ ВЕДОМОСТИ и в КАРТОЧКЕ ТОВАРА.

На практике для факта списания недостач или оприходования излишков требуется документальное подтверждение. Для этого необходимо распровести ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ (если она уже была проведена), затем в МЕНЕДЖЕРЕ ДОКУМЕНТОВ  создать новый документ с типом СПИСАНИЕ или ПРИХОД (в зависимости от обстоятельств), заполнить и провести их на общих основаниях. Причем дата создания этих документов по времени должна быть раньше даты инвентаризационной ведомости минимум на несколько секунд. Далее при проведении ИНВЕНТАРИЗАЦИИ количество списанных или оприходованных товаров будет учтено СИСТЕМОЙ. Или же для немедленного получения исправленных документальных остатков следует нажать кнопку ПЕРЕСЧ. СКЛАДА в закладке ЗАГОЛОВОК.

 

 

2)        Открыть закладку Товары, при этом автоматически открывается Справочник товаров и заполнить ведомость необходимыми товарами. При заполнении инвентаризационной ведомости из-под СПРАВОЧНИКА ТОВАРОВ  при добавлении каждой следующей позиции открывается окно РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ, в котором поля «Единица измерения» и «Вес ед. измерения» заполняются автоматически на основании данных, указанных в СПРАВОЧНИКЕ ТОВАРОВ, в поле «Кол-во, г» указывается фактическое количество данного товара в граммах.

 

 

 

¢

Если один и тот же товар находится на складе в разной таре и упаковках (например, Масло Сливочное в упаковках по 1 кг и по 0,5 кг) или по разной цене, то можно учитывать товар в разных упаковках. Для этого нужно добавить его из справочника товаров повторно и указать для этих товаров соответствующие цены, меры измерения, вес меры измерения и количество товара.

 

 

 

Для того, чтобы сравнить фактические данные и данные по документам необходимо провести инвентаризацию. Проведение документа проводится после окончания редактирования всех параметров документа. Для того, чтобы провести документ можно либо

 

-          находясь в окне документа в закладке Заголовок, нажать кнопку Провести, либо

 

-          в окне Менеджер документов щелкнуть «мышкой» в окошке напротив документа, в случае успешного проведения в окошке появится флажок.

 

Рис. 3Пример заполненной инвентаризационной ведомости

 

              Проведенная инвентаризация

       После проведения документа ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ в Системе составляется новый документ – Проведенная инвентаризация. Документ проведенная инвентаризация в отличие от инвентаризации содержит не только фактические данные по документам, но и данные по документам Системы.

  Для того, чтобы просмотреть документ, необходимо указать его в списке документов, в окне Менеджер документов и нажать кнопку Редактировать.

?

Проведенные в Системе документы редактировать нельзя. Для того, чтобы отредактировать проведенный документ нужно первоначально распровести его, а затем войти в режим редактирования по кнопке Редактирование.

Для проведения документов можно пользоваться кнопкой Провести (Провести все, если необходимо провести все документы) или устанавливая «мышкой» флажок напротив названия документа.

Для распроведения документов можно пользоваться кнопкой Распровести (Распровести все, если необходимо распровести все документы) или убирая «мышкой» флажок напротив названия документов.

   В окне Проведенная инвентаризация, в закладке Заголовок можно изменять содержимое только поля Комментарий. В закладке Товары, в отличие от инвентаризации, для каждого товара указывается также количество товара по документам, цена товара по документам и сумма на товар по документам, кроме фактических данных, указанных в инвентаризации.

 Цены на товары (если они не вводились в документе инвентаризация) Система рассчитывает самостоятельно: цена по документу – это приходная цена данной партии товара по документу, а фактическая цена – это текущая цена товар на складе. Если при инвентаризации не изменялась цена на товар, то фактическая цена и цена по документу на партию товара равны.

  Текущая цена вычисляется исходя из учетной и ценовой политики этого участника производства. Подробнее о настройке учетной и ценовой политики рассказано в части «Настройка Системы», в разделе «Участники производства, поставщики, покупатели», в главе «Настройка учетной политики».

По проведенной инвентаризации можно увидеть, по каким товарам есть излишки, по каким – недостачи. После проведения инвентаризации Система считает действительными фактические данные.

 

                 Производство

    Производство является одним из самых важных Системных документов. Как уже упоминалось в начале данной части, документ производство может формировать двумя путями: автоматически и вручную.

 

             Автоматическое формирование документа

  Документ формируется с помощью производственной цепочки, которая налаживается на разных этапах настройки Системы. Производственная цепочка состоит из следующих этапов

1)          касса, на которой оформляются и оплачиваются заказы,

2)          после получения данных с кассы, Система обрабатывает их и по данным за одну смену формирует ряд документов: производство, продажа через кассу,

3)          далее создается документ расход на производство и документы проводятся.

Название и содержание документа

Участники производства

производство содержит весь перечень блюд, проданных за конкретную смену, а также количество блюд, себестоимость блюд и суммарную себестоимость

поставщик – производственный процесс получатель – участник производства с типом Производство

расход на производство содержит весь перечень товаров, которые были использованы, для приготовления блюд проданных за конкретную смену, а также данные о количестве товаров, расходные цены на товары (вычислены по текущим ценам на складе) и сумму расхода товаров

поставщик – участник производства с типом Производство или Склад получатель – производственный процесс

продажа через кассу содержит перечень и количество проданных блюд, себестоимость блюд, отпускные цены (в зависимости от ценовой политики, установленной для поставщика блюд – какой-либо участник производства), а также суммарную себестоимость и сумму выручки

поставщик – участник производства с типом Производство получатель – участник производства с типом касса

 

?

Документ расход на производство всегда создается по документу производство с помощью операции Расчет расхода (нажатие на кнопку Расчет расхода), как обработке данных, полученных от касс, так и при ручном создании документов.

  Для того, чтобы производственная цепочка работала правильно необходимо внимательно редактировать параметры при настройке Системы:

w  при редактировании параметров рабочих станций для кассовых терминалов необходимо указать тот прайс-лист, по которому работает данная касса, и присвоить кассе соответствующего ей участника производства с типом Касса (подробнее об этом рассказано в части «Настройка Системы», в разделе «Настройка данных о пользователях и составе Системы», в главе «Рабочие места»);

w  при редактировании параметров прайс-листа необходимо в качестве агента прайс-листа указать участника производства с типом Производство, который изготавливает блюда, которые продаются по данному прайс-листу (подробнее об этом рассказано в части «Настройка Системы», в разделе «Составление прайс-листов»), также в прайс-листе необходимо указать для каждого блюда отдел, где оно готовится;

w  при редактировании параметров схемы производства в качестве поставщика товаров для приготовления выбранного ряда блюд необходимо указать того участника производства с типом Склад или Производство, откуда эти товары поступают (подробнее об этом рассказано в части «Настройка Системы», в разделе «Организация производственного процесса»);

w  при редактировании параметров участников производства с типом Производство необходимо указать соответствующую ему схему производства, так, чтобы схема производства указывала на место хранения товаров, которые используются при изготовлении блюд на данном участнике производства (подробнее об этом рассказано в части «Настройка Системы», в разделе «Участники производства, поставщики, покупатели», в главе «Агенты»).

 

        Ручное создание документа

            Производство

Для того, чтобы создать документ производство, необходимо

w  в окне Менеджер документов нажать кнопку Новый,

w  в окне Новый документ из списка Тип документа выбрать тип Производство,

w  из списка Поставщик выбрать Производственный процесс,

w  из списка Получатель выбрать участника производства, который поставляет готовые блюда (например, Кухня),

w  нажать на кнопку Да.

  Далее в окне Производство (номер, дата документа), в закладке Заголовок необходимо отредактировать параметры заголовка данного документа.

Рис. 4Пример заголовка проведенного производства

 Заголовок документа производство практически не отличается от заголовка инвентаризации, и параметры редактируются аналогично. Отличием является то, в заголовке, после составления списка приготавливаемых блюд в закладке Товары, создается документ расходы на производство по нажатию на кнопку Расчет расхода. Список приготавливаемых блюд заполняется по справочнику товаров вручную в закладке Товары. Для того, чтобы внести в документ производимые блюда, необходимо

w  в окне Производство (номер, дата документа), в закладке Товары нажать кнопку Добавить,

w  в окне Справочник товаров выбрать приготавливаемые блюда и либо «перетащить» их «мышкой» в окно документа, либо сделать двойной щелчок на каждом из добавляемых товаров,

w  если окно Справочник товаров не было открыто, то оно откроется автоматически, и в нем необходимо выбрать приготавливаемые блюда.

Для каждого блюда в таблице в закладке Товары указаны следующие параметры:

w  порядковый номер блюда в документе, проставляется автоматически по порядку добавления блюд в документ, изменить порядок блюд можно в окне Порядок элементов, которое вызывается нажатием кнопки Порядок в закладке Товары,

w  шифр блюда по справочнику товаров, проставляется автоматически при добавлении блюд, показывает все шифры подгрупп и групп, в которых блюдо находится по справочнику товаров,

w  наименование (название) блюда по справочнику товаров, проставляется автоматически при добавлении блюда,

w  мера измерения проставляется автоматически при добавлении товара (для блюд обычно порция или штука),

w  остаток товара считается автоматически при добавлении товара в документ, данный параметр указывается только до проведения документа,

w  количество блюд вводится вручную после добавления блюда в документ, для того, чтобы ввести количество необходимо щелкнуть «мышкой» в столбце Кол-во, напротив названия блюда и ввести нужное количество блюд,

w  цена блюда – равна себестоимости блюда, рассчитывается Системой по текущим ценам товаров на складе, после операции проведения документа производство,

w  сумма – суммарная себестоимость данного количество приготовленного блюда, рассчитывается после расчета себестоимости блюда,

?

Все параметры, которые проставляются автоматически при добавлении блюда в документ, можно изменить только в окне Справочник товаров, в закладке Редактирование для данного блюда.

 

          Расход на производство

  После составления списка приготавливаемых блюд нужно вернуться в закладку Заголовок, и рассчитать расходы на производство. Для этого необходимо в закладке Заголовок нажать кнопку Расчет расхода. Система рассчитывает расходы на производство, при этом создается документ расход на производство, содержащий товары, которые используются для приготавливаемых блюд. Если открыть документ расход на производство, то закладка Заголовок будет иметь следующий вид.

Рис. 5Пример проведенного расхода на производство

   Закладка Товары содержит товары, которые используются для приготовления приготавливаемых блюд. Список товаров составляется по Калькуляционной карте приготавливаемых блюд. Для каждого товара в таблице указаны следующие параметры:

w  порядковый номер товара в документе,

w  шифр товара по справочнику товаров,

w  наименование (название) товара по справочнику товаров,

w  мера измерения товара по калькуляционной карте,

w  вес в граммах указанной меры измерения,

w  остаток данного товара на складе, вычисляется Системой до проведения документа,

w  количество товара по калькуляционной карте, достаточное для приготовления указанного в производстве количества блюд,

w  расходная цена товара, является текущей ценой складе на данный товар, вычисляется Системой после проведения документа,

w  сумма расхода – суммарная себестоимость приготовляемых блюд,

w  а также цена и сумма расхода в дополнительной валюте при ведении учета в дополнительной валюте.

?

Закладка Товары в данном типе документов не редактируется.

Для того, чтобы в Системе появились блюда, содержащиеся в документ производство, и со склада был списан товар, ушедший на их приготовление необходимо

w  провести документ расход на производство (в окне Расход на производство (номер, дата документа), в закладке Заголовок нажать кнопку Провести, или в окне Менеджер документов поставить флажок напротив названия документа),

w  провести документ производство (в окне Производство (номер, дата документа), в закладке Заголовок нажать кнопку Провести, или в окне Менеджер документов поставить флажок напротив названия документа).

Документ расход на производство, как указывалось ранее, содержит товары, израсходованные на производство. Документ производство содержит сведения только о приготовленных блюдах, но в нем нет сведений об ингредиентах.

P

Например, в документе расход на производство указано, что было израсходовано 1 кг зеленого горошка. Но в этом документе не указывается, для каких блюд был израсходован горошек и сколько горошка пошло на приготовление каждого типа блюд. В документе производство указано, что было приготовлено 10 порций салата «Оливье» и 5 порций «Бифштекса со сложным гарниром». Если в состав обоих блюд входит зеленый горошек, то сразу нельзя узнать, сколько горошка пошло на приготовление салатов и гарниров. Для получения этих сведений служит специальная функция.

При необходимости узнать, в каких блюдах использовался тот или иной товар, следует открыть закладку Товары в окне Расход на производство. Установить курсор на наименовании товара, для которого нужно подробно узнать расход быстро щелкнуть два раза левой клавишей «мыши». В окне <Название товара> <Название документа> будет сформирован список блюд по данному документу, в которые входил выбранный ингредиент.

 

 

 

 


Рис. 6Пример списка блюд, содержащих определенный товар

Сведения об ингредиентах:

w  в поле Товар указано название товара,

w  в поле Документ указано название документа, для которого рассчитывался расход ингредиента,

w  в таблице указаны:

названия всех блюд, для которых рассчитывался расход и в составе которых есть выбранный ингредиент,

количество единиц – за единицу берется один рецепт (не одна порция блюда, а весь рецепт, поэтому, если рецепт был рассчитан на 10 порций, то при приготовлении 5 порций, в этом столбце будет стоять число 0,5),

расход на единицу – вес в единицах калькуляции данного ингредиента по рецепту для конкретного блюда,

расход всего – реальный вес ингредиента, израсходованный на приготовление конкретного блюда,

w  в списке Единица измерения указана единица измерения для блюда, на котором в таблице установлен курсор,

w  в поле Вес единицы измерения указан вес единицы измерения блюда в граммах,

w  в списке Единица калькуляции указана единица калькуляции ингредиента,

w  в поле Вес единицы калькуляции указан вес единицы калькуляции ингредиента в граммах,

w  в поле Закладка указано количество порций, приготавливаемое по рецепту блюда (количество порций по рецепту блюда редактируется в справочнике товаров),

w  в поле Вес выхода указан вес одной порции блюда, на котором в таблице установлен курсор.

Установив курсор на названии блюда и нажав кнопку Открыть рецепт, можно открыть калькуляционную карту для выбранного блюда.

Для того, чтобы просмотреть состав блюда, нужно нажать на значок  напротив его названия. Появится либо название рассматриваемого ингредиента, либо название вложенного блюда, с составе которого есть рассматриваемый ингредиент. Состав вложенного блюда можно просмотреть таким же образом.

 

           Замена товара при производстве

 

    При проведении документов РАСХОД НА ПРОИЗВОДСТВО часто возникают ситуации, когда на складе не хватает определенного продукта для блюда. Когда Система обнаруживает нехватку товара на складе (участнике производства), то появляется сообщение об этом. Система указывает какого товара и в каком количестве не хватает и открывает список имеющихся на данном складе остатков других товаров, находящихся по СПРАВОЧНИКУ ТОВАРОВ в одной группе с недостающим.

  Далее возможны три варианта :

1)       Заменить - списать вместо кончившегося товара другой - выбрать из предложенного списка другой товар и нажать кнопку Заменить. Необходимо иметь в виду, что при замене одного товара другим для расчетов будет использована цена заменителя, следовательно себестоимость блюда уменьшится или увеличится и может составить нереальные значения. Если есть необходимость списать несколько товаров вместо одного, в поле ЗАМЕНИТЬ указывают необходимое количество заменяемого товара. Например, СИСТЕМА  сообщила о нехватке 150 граммов «Розмарина». Вместо этих 150 грамм требуется списать 100 грамм «Орегано» и 50 грамм «Базилика». Для этого в первый раз в поле ЗАМЕНИТЬ указывают 100 (необходимо следить за единицей измерения по умолчанию) и выбирают «Орегано»; при втором сообщении СИСТЕМЫ о недостаче «Розмарина» – 50 и выбирают «Базилик». Можно также указать Коэффициент замены. Поставленный флажок «По всему остатку» открывает все остатки всех товаров на данном складе вне зависимости от местоположения недостающего товара в СПРАВОЧНИКЕ ТОВАРОВ. Информацию о проведенных заменах можно получить в отчете по заменам.

 

2)       Списать «в минус» за счет будущих приходов товара на склад, нажав кнопку  ПРОДОЛЖИТЬ СПИСАНИЕМ В МИНУС. Необходимо впрочем иметь в виду, что следующая партия товара может прийти по другой цене, большей или меньшей, чем та, которая была списана «в минус». При этом по количеству товар перезачтется, а по сумме будет разница, особо заметная в «Сличительной ведомости».

3)       Игнорировать – при проведении документа недостающий товар будет пропущен. Суммарная себестоимость блюда, соответственно, будет занижена. Себестоимость товаров или блюд с единичной позицией в КАЛЬКУЛЦИОННОЙ КАРТЕ будет нулевой, что естественно отобразится в СВОДНОМ МАРОЧНОМ ОТЧЕТЕ.

Если товар, которого не хватает, никогда не поступал на данный склад, то при списании «в минус» и игнорировании документ проведен не будет.

стандартно.

                        Продажа

  В Системе существует три документа на продажу: оптовая продажа, продажа, оформляемая на кассе, розничная продажа. Имеет смысл рассмотреть формирование документа на оптовую продажу и розничную продажу. Документ на продажу, оформляемую на кассе, формируется автоматически и не редактируется, об этом подробно рассказано в данной части, в разделе «Производство», в главе «Автоматическое формирование документа».

Для того, чтобы оформить в Системе документ на продажу сначала нужно убедиться, что по документам Системы у участника производства есть необходимое количество товаров и блюд, которые нужно продать. Для того, чтобы узнать количество товара или блюда на определенном месте хранения необходимо, либо воспользоваться отчетами: отчет по остаткам, карточка товара; либо в окне Справочник документов, в закладке Дерево найти нужный товар (блюдо) и просмотреть остаток в окне Остаток товара (вызывается по нажатию на правую клавишу «мыши»). О том, как получить отчеты, рассказано в части «Формирование отчетов».

Если количество недостаточно, то необходимо, либо переместить недостающее количество товаров или блюд с другого места хранения, либо по документу производство приготовить нужное количество блюд, либо по документу приход закупить необходимое количество товаров.

Если количество товаров и блюд достаточно, то можно оформлять документ.

 

              Оптовая продажа

     Данный тип документов используется для оформления поставок партнерам и оптовым покупателям (обычно юридические лица) с формированием счета-фактуры.

  Формирование документа ОПТОВАЯ ПРОДАЖА аналогично формированию прочих документов СИСТЕМЫ.

  Закладка Заголовок документа оптовая продажа по внешнему виду практически не отличается от закладки Заголовок других документов. В данном типе документов является активным блок флажков Расходы,  в котором указывается метод расчета цены продажи. В зависимости от необходимости можно получить шесть различных вариантов формирования отпускных цен: по себестоимости (наценка 0%, с наценкой, отличной от 0%), по прайс-листу (наценка 0%; с наценкой, отличной от 0%; со скидкой) и по фиксированной цене, которая проставляется вручную. Рекомендуется всегда устанавливать переключатель в положение «Прайс-лист» для осуществления продаж по определенному прайс-листу, добавляя, если это необходимо, скидку. Флажок «Ручное проведение» имеет тот же смысл и механизм работы, что и в документах ПЕРЕБРОСКА, ВОЗВРАТ и СПИСАНИЕ, т.е. позволяет выбирать партию при проведении документа.

  Закладка Товары заполняется из-под СПРАВОЧНИКА ТОВАРОВ аналогично прочим документам и может содержать как товары, так и приготовленные ранее блюда.

  При добавлении позиций в накладную для товаров указывается та мера измерения, которая проставлена в СПРАВОЧНИКЕ ТОВАРОВ. Изменить ее можно точно также, как и в документах ПЕРЕБРОСКА, ВОЗВРАТ и СПИСАНИЕ, т.е. вызвать двойным щелчком левой кнопки «мыши» окно ВЫБОР ИСПОЛЬЗУЕМЫХ МЕР ИЗМЕРЕНИЯ. В документе можно использовать одну или несколько партий одновременно. Для одновременного использования нескольких партий товар в накладную необходимо добавить требуемое количество раз.

  Колонки Остаток и ОСТАТОК ТОВ показывают остаток данного товара на складе: ОСТАТОК – это количество товара в указанных в документе единицах измерения конкретного веса, ОСТАТОК ТОВ -  это общее количество товара на складе в любых единицах измерения любого веса, отличного от указанного в документе, но в пересчете на указанный.

  Для включения в документ ОПТОВАЯ ПРОДАЖА блюд необходимо приготовить требуемое количество порций (создать и провести документ ПРОИЗВОДСТВО) или передать ранее приготовленные блюда в другого подразделения.

  Для автоматического формирования счетов-фактур необходимо единожды выполнить ряд предварительных операций:

·         добавить нового внешнего агента (СПРАВОЧНИКИ/АГЕНТЫ) – себя присвоить соответствующее название и заполнить РЕКВИЗИТЫ;

·         заполнить РЕКВИЗИТЫ агентам-покупателям

·         в группе РЕСТОРАН (СПРАВОЧНИКИ/АГЕНТЫ) в закладке редактировать, в поле ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО указать себя.

После проведения документа ОПТОВАЯ ПРОДАЖА в закладке ЗАГОЛОВОК появится номер счета–фактуры и станет активной кнопка ПЕЧАТЬ. Сформированные счета-фактуры хранятся в реестре счетов фактур (СКЛАД/СЧЕТА-ФАКТУРЫ)

 

                Розничная продажа

Данный тип документа используется для оформления заказов на банкеты и торжественные мероприятия (например, свадьбы, дни рождения и пр.).

Для того, чтобы ввести новый документ на продажу, необходимо

w  нажать кнопку Новый в окне Менеджер документов,

w  в качестве Поставщика указать участника производства, который будет поставлять продаваемые блюда,

w  в качестве Получателя указать кассу, которая будет оформлять продажу.

Технология заполнения закладки Заголовок документа и списка блюд в закладке Товары не отличается от оптовой продажи. Для того, чтобы Система считала документ действительным его необходимо провести.

                продажа через кассу 

      С учетом различного налогообложения по реализации товаров и приготовляемой продукции в СИСТЕМЕ возможно осуществить настройки, в соответствии с которыми при принятии данных с касс будет происходить автоматическое разделение проданных позиций. При этом формируется два документа: ПРОИЗВОДСТВО, в котором будет перечень приготовленных блюд и ПРОДАЖА ЧЕРЕЗ КАССУ.

   Для правильного разделения реализации (как правило, по Бару) необходимо в СПРАВОЧНИКИ/ОТДЕЛЫ ввести два различных отдела (например, Бар и Бар-торговля) со ссылкой на общий агент, с которого будет происходить списание товаров, и одному из этих отделов установить флажок «Для продаж». Далее в МЕНЮ для товаров в поле ОТДЕЛ указывать «Бар-торговля», а для блюд – «Бар».

   В документе ПРОДАЖА ЧЕРЕЗ КАССУ содержится перечень проданных товаров, над которыми не совершалось никаких технологических процессов; указывается их себестоимость, которая берется непосредственно из приходных документов, а также цена и сумма реализации.

  Проведение документа аналогично проведению ПРОИЗВОДСТВА, т.е. в случае нехватки товаров СИСТЕМА  автоматически открывает окно замен с предложением выбора дальнейших действий: заменить, игнорировать или списать «в минус».

   После проведения ПРОДАЖИ ЧЕРЕЗ КАССУ появляется возможность формирования продажных отчетов: ОТЧЕТ ПО РЕАЛИЗАЦИИ, ОТЧЕТ ПО ПРОДАЖАМ.

 

                       Возврат

Для оформления факта возврата товара поставщику в Систему вводится документ – возврат товара. Для ввода документа на возврат нужно

w  в окне Менеджер документов нужно нажать кнопку Новый

w  в окне Новый документ из списка Тип документа выбрать тип Возврат,

w  из списка Поставщик выбрать место хранения возвращаемого товара,

w  из списка Получатель выбрать ту организацию, куда возвращается товар,

w  можно использовать переключатели Прайс-лист, Фиксированная цена, Наценка.

Закладка Заголовок документа возврат товара по внешнему виду практически не отличается от заголовка документа расход на производство.

Рис. 7Пример заголовка проведенного документа на возврат товара

Технология заполнения закладки Заголовок документа возврат товара не отличается от документа оптовая продажа. Блок флажков Расходы (Наценка, Фиксированная цена, Прайс-лист) определяет цену при возврате товара.

В закладке Товары составляется список возвращаемых товаров. Товары вводятся из окна Справочник товаров так же, как и в других документах. Для каждого товара указаны следующие параметры:

w  порядковый номер товара в документе, порядок товаров можно изменить в окне Порядок элементов, которое вызывается из закладки Товары по кнопке Порядок,

w  шифр товара по справочнику товаров,

w  наименование (название) товара по справочнику товаров,

w  мера измерения товара по справочнику товаров, меру измерения можно изменить, для изменения меры измерения товара нужно выделить его в списке товаров в документе (закладка Товары) и из списка Единица измерения выбрать другую меру измерения,

w  вес товара соответствует мере измерения, указанной для этого товара, вес можно изменить, если мера измерения не определена как системная, изменить вес можно вручную,

w  остаток товара считается автоматически при добавлении товара в документ, данный параметр указывается только до проведения документа,

w  количество товара вводится вручную,

w  расходная цена равна текущей цене данного товара на месте хранения, которое является поставщиком товара по данному документу,

w  отпускная цена рассчитывается либо, исходя из учетной политики предприятия, либо, исходя из установок в блоке Расходы в закладке Заголовок данного документа (если расход по этому документу отличается от расхода, определенного учетной политикой данного участника производства – поставщиком по документу),

w  сумма расхода рассчитывается автоматически по количеству и расходной цене в документе,

w  сумма возврата рассчитывается автоматически по количеству и отпускной цене в документе,

w  также расходная цена в дополнительной валюте, отпускная цена в дополнительной валюте, сумма расхода и сумма возврата в дополнительной валюте при ведении учета в дополнительной валюте.

Сумма расхода и Сумма возврата указываются в закладке Заголовок после проведения документа. Система списывает с указанного места хранения возвращенный товар после проведения документа.

 

                    Списание

  Списание непригодных товаров в Системе проводится в помощью документа списание. Для того, чтобы ввести документ по списанию товаров необходимо

w  в окне Менеджер документов нажать кнопку Новый,

w  в окне Новый документ из списка Тип документа выбрать тип Списание,

w  из списка Поставщик выбрать участника производства, где проходит списание товара,

w  из списка Получатель выбрать Акт списания или другой документ, по которому на предприятии проходит списание товара.

  Закладка Заголовок документа списание товара не отличается от документов производство или приход товара. После того, как отредактированы параметры в закладке Заголовок, нужно перейти в закладку Товары. Составление списка списываемых товаров документа списание не отличается от других документов.

Для каждого товара в закладке Товары указаны следующие параметры:

w  порядковый номер товара в документе, порядок товаров можно изменить в окне Порядок элементов, которое вызывается из закладки Товары по кнопке Порядок,

w  код товара по справочнику товаров,

w  наименование (название) товара по справочнику товаров,

w  мера измерения товара по справочнику товаров, меру измерения можно изменить, для изменения меры измерения товара нужно выделить его в списке товаров в документе (закладка Товары) и из списка Единица измерения выбрать другую меру измерения,

w  вес товара соответствует мере измерения, указанной для этого товара, вес можно изменить, если мера измерения не определена как системная, изменить вес можно вручную,

w  остаток товара считается автоматически при добавлении товара в документ, данный параметр указывается только до проведения документа,

w  количество товара вводится вручную,

w  расходная цена равна текущей цене данного товара на месте хранения, которое является поставщиком товара,

w  сумма расхода рассчитывается автоматически по количеству и расходной цене в документе,

w  а также расходная цена и сумма расхода в дополнительной валюте при ведении учета в дополнительной валюте.

Сумма расхода указывается в закладке Заголовок после проведения документа. Система списывает товар с после проведения документа.

                   

                      Удаление

     Удалить документ в Системе можно логически и физически.

Логическое удаление документа происходит в том случае, когда данный документ не нужен для работы, но может понадобиться для справки. Для того, чтобы удалить документ логически нужно выделить его в окне Менеджер документов и нажать кнопку Удалить.

?

Удалить логически можно только непроведенный документ!

После логического удаления Система хранит документ до тех пор, пока его не удалят физически. Список удаленных логически документов можно просмотреть в окне Удаленные документы. Для того, чтобы открыть это окно, нужно выбрать пункт меню Склад, пункт подменю Удаленные документы.

 

Рис. 8Пример режима просмотра логически удаленных документов

Окно Удаленные документы практически не отличается от окна Менеджер документов. В нем можно изменить параметры просмотра:

w  выбрать тип просматриваемых документов,

w  выбрать агента, который являлся поставщиком или получателем товара по документам,

w  установить временной интервал просмотра,

w  выбрать режим просмотра документов только по поставщику (флажок Агенты – поставщики), либо только по получателю для конкретного агента (флажок Агенты – получатели), либо общий режим просмотра и по поставщику и по покупателю (флажок Агенты – и поставщики и покупатели).

После изменения параметров просмотра необходимо обновить содержание, для этого следует нажать кнопку Обновить.

Для каждого документа указывается:

w  дата и время создания документа,

w  тип удаленного документа,

w  порядковый сквозной номер документа,

w  комментарий к документу,

w  поставщик товара по данному документу,

w  получатель товара по данному документу,

w  сумма товаров по документу,

w  какие бухгалтерские проводки формировались по данному документу.

В режиме просмотра логически удаленных документов можно:

ü   Восстановить удаленные документы,

w  Для восстановления документа нужно выделить его в списке, в окне Удаленные документы, и нажать кнопку Восстановить. Если необходимо восстановить все документы, то следует нажать кнопку Восстановить все.

ü   Удалить документ физически.

w  Для физического удаления документа нужно выделить документ в списке, в окне Удаленные документы, и нажать кнопку Удалить. Для физического удаления всех документов следует нажать кнопку Удалить все.

¢

Удаленный физически документ невозможно восстановить!

          

        

 

      Копирование содержимого документов

Для копирования содержания документов из одного в другой необходимо:

w  создать документ, куда необходимо скопировать содержание другого, и закрыть его,

w  в окне Менеджер документов подвести указатель «мыши» к названию документа, содержание которого нужно скопировать, нажать правую клавишу «мыши»,

 
 


     

Рис. 9Пример подменю

w  в появившемся подменю выбрать пункт Копировать в буфер,

w  в окне Менеджер документов подвести указатель «мыши» к документу, куда нужно вставить скопированное содержание, и нажать правую клавишу «мыши»,

w  в подменю выбрать пункт Восстановить из буфера, в окне Предупреждение по поводу вставки содержимого буфера нажать кнопку ОК.

 

.ਪ