Компас SQL 2005 Глава-10 Технология работы на примере

Технология работы на примере

 

 

     В данной части описывается пример, демонстрирующий технологию работы с модулем калькуляции и складского учета Компас SQL. Пример показывает простой вариант начала работы с модулем. Описание изложено кратко, т.к. подробно все настройки и основные этапы работы приведены в самом руководстве.

             Составление справочников

 

1.       Составление справочников начинается с составления списка используемых валют (пункт меню Справочники, подпункт Валюты либо кнопка Справочник валют).

·         Всего на предприятии используются три валюты: основная валюта – рубль (код РУБ) используется для наличных расчетов, валюты – доллар США (код USD) и немецкая марка (код DM) используются для оплаты по кредитным картам.

·         Точность каждой валюты устанавливается до двух знаков.

·         Для доллара США и немецкой марки установлена первичная валюта – рубль и введены соответствующие курсы валют в закладке Курсы.

2.       Составление плана счетов. Необходимо ввести весь план счетов предприятия в окне План счетов (пункт основного меню Бухгалтерия, пункт подменю План счетов).

3.       Составление списка агентов:

·         Вводятся две группы агентов: Поставщики, группа агентов организации (ООО «Ресторан Хромая лошадь»).

·         Вводятся поставщики (например, ЗАО «Кока-кола», ООО «Старт» и пр.).

·         Вводятся агенты:

§  Касса – тип касса, бухгалтерский счет № 50 (касса),

§  Кухня и Бар – тип производство, вводятся номера отделов производства (Кухня – 1, Бар – 2), бухгалтерский счет № 40 (готовая продукция), учетная политика: наценка на товары при приходе и расходе нулевая, метод расхода FIFO,

§  Кладовая – тип склад, бухгалтерский счет № 41 (товары на складе), учетная политика для кладовой такова, что наценка на товары при приходе и расходе нулевая, метод расхода FIFO,

§  Производственный процесс – тип производственный процесс, бухгалтерский счет № 20 (основное производство),

§  Списание – тип списание, бухгалтерский счет № 73 (расчеты с персоналом).

 

4.        Составление списка мер измерения: грамм, килограмм, литр, порция, штука и пр.

5.       Составление списка должностей для всех сотрудников предприятия, которые работают с Системой Компас: администратор, бармен Front Office, бухгалтер, кассир Front Office, кладовщик, официант Front Office, менеджер Front Office и пр.

6.       Составление списка пользователей и присваивание им соответствующих должностей.

7.       Ввод схем производства. В данном случае схема производства, обеспечивающая списывание со склада продукции при производстве, одна (склад) т.к. один склад (кладовая).

       Дополнительная настройка агентов: присваивание кухне и бару схемы производства – склад.

8.       Составление справочника товаров.

·         Вводятся группы товаров:

§  Блюда – код и шифр группы предлагаются по умолчанию, их можно изменить, НДС – 0%,

§  Товары- код и шифр группы предлагаются по умолчанию, их можно изменить, НДС – 20%,

·         Вводятся товары:

§  изюм – код, шифр, НДС устанавливается автоматически, единицы измерения и единицы калькуляции устанавливаются равными кг,

§  йогурт фруктовый – код, шифр, НДС устанавливается автоматически, единицы измерения и единицы калькуляции устанавливаются равными шт, вес единицы – 250г,

§  майонез – код, шифр, НДС устанавливается автоматически, единицы измерения и единицы калькуляции устанавливаются равными уп, вес упаковки – 500г,

§  морковь свежая – код, шифр, НДС устанавливается автоматически, единицы измерения и единицы калькуляции устанавливаются равными кг,

§  сметана - код, шифр, НДС устанавливается автоматически, единицы измерения и единицы калькуляции устанавливаются равными кг, вес упаковки – 500г.

 

·         Вводится блюдо:

§  салат морковный - код, шифр, НДС устанавливается автоматически, единицы измерения – пор., единицы калькуляции устанавливаются равными г, вес порции и вес выхода – 175 г, закладка на 1 порцию.

 

·         Составляется калькуляционная карта, в состав салата входит:

§  сметана – вес нетто 0,025 кг, вес брутто 0,025 кг, 0% отхода,

§  изюм – вес нетто 0,05 кг, вес брутто 0,05 кг, 0% отхода,

§  морковь свежая – вес нетто 0,1 кг, вес брутто 0,142857 кг (рассчитывается автоматически по проценту отхода), 30% отхода,

§  указывается склад - кладовая.

·         Для товара сметана указывается товар заменитель:

§  по кнопке Заменить на вызывается Справочник замен в который добавляется товар заменитель (майонез) с коэффициентом замены 0,8.

 

·         В закладке Редактирование окна Справочник товаров вводится номер калькуляционной карты и номер рецепта по справочнику рецептов.

9.       Ввод прайс-листа:

·         Вызывается окно Прайс-листы (пункт основного меню Справочники, пункт подменю Прайс-листы), в котором вводятся два прайс-листа: Бар и Банкетный зал. Указывается валюта цен и валюта торговли Рубли, пересчет цен по себестоимость в основной валюте и группа агентов ООО «Ресторан Хромая лошадь».

·         Для каждого прайс-листа вызывается меню.

§  Для Банкетного зала создается подменю Салаты, в которое добавляется блюдо Салат морковный с параметрами: название блюда, код по прайс-листу, номер отдела, где блюдо готовится, порция 175 г, указывается, что блюдо в продаже (в калькуляционной карте после составления меню можно указать прайс-лист, эта функция удобна в случае, когда блюдо включено в несколько прайс-листов), наценка 100%.

§  Для Бара создается подменю Десерты, в которое добавляется товар Йогурт с параметрами: название товара, код по прайс-листу, номер отдела, откуда поступает товар, вес одной штуки (250 г), указывается, что товар в продаже, наценка 100%.

10.    Составление списка рабочих станций: администратор и бухгалтер, а также кассовых терминалов: касса бара и касса зала (для касс настраиваются прайс-листы, агенты, тип терминала и каталоги загрузки/выгрузки).

                     Настройка

 

   Дополнительно настраиваются параметры работы программы (пункт меню Файл, подпункт Настройка):

  В закладке Общие вводится название организации, которое должно фигурировать в документах (например, товарный отчет), дополнительную валюту учета можно установить только после составления справочника валют, для того, чтобы в архиве документов хранились производственные калькуляционные карты, ставится соответствующий флажок.

   В закладке Разное устанавливается режим показа всех агентов, режим открытия карточек без пересчета цен, общий метод расхода товаров со склада (когда метод расхода со складов разный, то устанавливается метод определения расхода по складам и производствам).

   В закладке База данных должно быть указано название рабочей базы данных.

   В закладке Бухгалтерия выбирается внешняя бухгалтерия (для 1С настраиваются параметры), устанавливается каталог обмена данными, после настройки агентов указывается группа поставщиков.

 

                   Ведение склада

 

1)       Открыть окно Менеджер документов (пункт основного меню Склад, пункт подменю Документы). Ввести документы о приходе товаров:

v  Первый приход товаров:

Ø  Изюм – 10 кг по цене 20 руб.,

Ø  Морковь свежая – 2 кг (первая партия) по цене 10 руб.

v   Второй приход товаров:

Ø  Йогурт фруктовый – 40 шт. (вес 1 шт. 250 г) по цене 5 руб. за штуку,

Ø  Сметана – 1 уп. (вес 1 уп. 500 г) по цене 20 руб. за упаковку.

 

 

v  Третий приход товаров:

·         Майонез – 5 уп. (вес 1 уп. 500 г) по цене 40 руб. за упаковку,

·         Морковь свежая – 5 кг (вторая партия) по цене 15 руб.

2)    Оформить производство и реализацию первой партии продукции:

v  Пересчитать цены в прайс-листе Банкетный зал, через функцию Пересчет. Непосредственно перед формированием документов необходимо в меню прайс-листа выбрать блюда, которые будут готовиться и продаваться, и пересчитать цены. Для этого нужно, нажать кнопку Пересчет и выбрать пересчет по себестоимости.

v Производство первой партии салатов – готовится 10 порций морковного салата, на который расходуется:

·  0,25 кг сметаны по цене 20 руб.,

·      1,43 кг моркови по цене 10 руб. и

·      0,5 кг изюма по цене 20 руб.,

·      себестоимость порции салата составляет 3,43 руб., себестоимость 10 порций составляет 34,29 руб., это расхождение происходит из-за того, что модуль оперирует с точными значениями стоимости ингредиентов и блюд (точное значение себестоимости одной порции может составлять 3,4287695043…) и округляет их при выводе на печать – 3,43 руб., а в документе цена 3,42 руб. (цена без округления).

 

v   Продажа 10 салатов по прайс-листу Банкетный зал, по цене 6,84 руб., выручка за 10 салатов 

                     68,40 руб., т.к. при расчете по себестоимости цена салата с наценкой 100% округляется до 

                     6,84 руб., а цена за десять салатов 10х6,84=68,40 руб.

3)         Оформить производство и реализацию второй партии продукции:

v   Выполнить пересчет цен. Если при пересчете будет обнаружено, что не хватает какого-то 

                     товара, то цены пересчитаны не будут. Цена продажи при этом сохранится такой, какой была 

                     до пересчета.

v   Производство второй партии салатов, готовится 20 порций морковного салата:

Ø  должно расходоваться 0,5 кг сметаны по цене 20 руб., но на складе имеется только 0,25 кг сметаны, поэтому при проведении документа расход на производство предлагается заменить нехватающее количество сметаны на майонез (коэффициент замены 0,8), т.е. при проведении замены будет израсходовано еще 0,2 кг майонеза по цена 40 руб., если не проводить замену, то сметана будет списываться со склада в «минус»,

Ø  0,57 кг моркови по цене 10 руб. (остаток первой партии) и 2,29 кг моркови по цене 15 руб.,

Ø  1 кг изюма по цене 20 руб., стоимость порции салата в этом случае составляет 4,3 руб.

v  Так как при производстве была проведена замена, то желательно установить, как изменилась

                     себестоимость блюда (себестоимость будет указана в документе производство после

                     проведения). Себестоимость может снизиться или увеличиться, что может повлиять на цену

                     продажи блюда.

v  Можно провести изменение цен в прайс-листе Банкетный зал – установить фиксированную

                     цену, которая равна цене себестоимости блюда из последнего документа Приготовление

                     увеличенной на величину наценки (в данном случае 100%).

v  Продажа 19 салатов по прайс-листу Банкетный зал (по цене 8,6 руб.).

4)       Списание 1 непроданного салата. Продукция списывается по цене себестоимости, при списании обязательно должен составляться Акт списания.

 

                Получение отчетов

 

 

         Для того, чтобы просмотреть движение товаров, предназначен отчет Карточка товара из основного меню Отчеты. В отчете указать место хранения товаров – Кладовая, начало периода формирования отчета – дата первого прихода и конец периода формирования отчета – дата последней продажи, выбрать товар (например, морковь свежая), выбрать группировку по партиям, для получения информации с группировкой отдельно по каждой партии товара (возможны группировки по единицам измерения и по единицам измерения и ценам одновременно). В полученном отчете можно проследить движение каждой партии (закупки) товара за указанный период времени (или движение данного товара с одной ценой или в одинаковых единицах измерения, в зависимости от способа группировки).

 

 

        Рис.1 Пример карточки товара для товара морковь свежая по месту хранения – Кладовая

 

    Для контроля остатков можно воспользоваться отчетом по остаткам  в Компас SQL .

Отчет по остаткам содержит следующие данные:

-          изюм 8,5 кг по цене 20 руб. на сумму 170 руб.,

-           йогурт фруктовый 30 шт. по цене 5 руб. на сумму 150 руб. (в кладовой) и 5 шт. по цене 5 руб. на сумму 25 руб. (в баре),

-           майонез 4,6 уп. по цене 40 руб. на сумму 184 руб.,

-          морковь свежая 2,714 кг по цене 15 руб. на сумму 40,71 руб.,

-          сметаны нет.

 

    Для сравнения количеств и цен продаж необходимо сформировать Отчет по продажам (пункт основного меню Отчеты по товарам, пункт подменю Отчет по продажам). Подробную информацию о каждой конкретной продаже представляет Марочный отчет  (пункт основного меню Отчеты по товарам, пункт подменю Марочный отчет). Сводный марочный отчет представляет совокупные данные по продажам (пункт основного меню Отчеты по товарам, пункт подменю Сводный марочный отчет).

 

         Рис.2 Пример сводного марочного отчета, сформированного по средним ценам

 

     Себестоимость одной порции составляет 4,25 руб., но суммарная себестоимость 127,56 руб. Подобное расхождение происходит из-за того, что вычисления проводятся по точным значения), которые округляются перед печатью.

   Если необходимо получить список израсходованных товаров или ингредиентов с определенного места хранения, то следует воспользоваться Отчетом по расходу продуктов (пункт основного меню Отчеты по товарам, пункт подменю Отчет по расходу продуктов).

  Замены товаров при производстве показаны в Отчете по заменам  (пункт основного меню Отчеты по товарам, пункт подменю Отчет по заменам).

 

                 Рис. 3 Пример отчета по заменам

 

  Так же удобно использовать Отчет по обороту (пункт основного меню СУММОВЫЕ ОТЧЕТЫ, пункт подменю Отчет по обороту) для просмотра прихода и расхода сумм на выбранном месте хранения от различных контрагентов.

 

                  

                                                  Рис.4 Пример отчета по обороту

 

.ਪ