Компас SQL 2005 Глава-1 Введение

Часть I    Введение

Система

О Системе КОМПАС SQL 2005  (что это такое)?

На любом современном предприятии в последнее время все большее значение играют разнообразные системы автоматизации. Подобные системы реализуются с помощью сложного программного обеспечения и современного вычислительного оборудования. В зависимости от целей, для которых предназначены системы автоматизации, они могут состоять из нескольких вычислительных программ, которые выполняют разные задачи.

Например, любому предприятию необходимо проводить расчет заработной платы сотрудникам, анализ финансовой деятельности, и т.п. Для облегчения труда сотрудников, которые проводят эти расчеты и анализы, существует множество бухгалтерских и финансовых программ.

Предприятия общественного питания, в отличие от большинства предприятий торговли, в силу специфики работы, нуждаются в специализированном программном обеспечении. Такое программное обеспечение должно обеспечивать контроль расхода товаров, а также упростить и ускорить работу официантов. Всем этим требованиям удовлетворяет комплекс, частью которого является Система КОМПАС SQL 2005.

Система КОМПАС SQL 2005, в дальнейшем Система, является модулем комплекса специализированного программного обеспечения и оборудования по автоматизации предприятий общественного питания и торговли.

Комплекс, составляющей которого является Система, позволяет полностью и на высоком профессиональном уровне проводить

w  калькуляцию блюд,

w  ведение учета продуктов на складе,

w  составление прайс-листов,

w  проведение анализа расхода и закупок товаров,

w  формирование проводок по плану счетов для бухгалтерской программы и пр.

Программное обеспечение является достаточно гибким для того, чтобы приспособиться под каждого конкретного пользователя и предприятия с разной структурой.

КОМПАС SQL 2005 реализован с помощью мощного современного программного обеспечения Microsoft и является клиент–серверным вариантом систем автоматизации, что позволяет устойчиво накапливать и хранить данные за несколько лет работы программы, используя их в дальнейшем для анализа деятельности предприятия.

Несмотря на высокую сложность проводимых системой расчетов, КОМПАС SQL 2005 обладает простым и доступным интерфейсом, что позволяет персоналу предприятия легко и быстро пройти обучение и приступить к работе в Системе.

КОМПАС SQL 2005 позволяет надежно защитить информацию посредством входа пользователей по паролю и разграничению уровней доступа.

Простота и надежность при работе являются основными достоинствами Системы КОМПАС SQL 2005.

        Задачи, решаемые Системой КОМПАС SQL 2005

Как уже было сказано ранее, Система КОМПАС SQL 2005 предназначена специально для предприятий общественного питания. КОМПАС SQL 2005, как часть автоматизированного комплекса, решает следующие задачи:

экономия финансов предприятия за счет автоматического учета товародвижения, оптимизации остатков,

контроль за работой персонала (кладовщиков, поваров, официантов и пр.) за счет по-товарного учета продаж и автоматического учета продуктов, расходующихся на приготовление блюд,

повышение скорости работы персонала за счет полной автоматизации при калькуляции блюд,

анализ торговой деятельности предприятия,

анализ покупок,

облегчение работы бухгалтера.

                    Применение

КОМПАС SQL 2005 предназначен непосредственно для работы на предприятиях общественного питания и торговли:

w  рестораны,

w  бары,

w  ночные клубы,

w  кафе,

w  столовые,

w  закусочные,

w  предприятия быстрого обслуживания типа fast food.

w  магазины

w  супермаркеты (до 10 касс)

В связи с гибкой структурой комплекса для каждого предприятия можно подобрать ту конфигурацию Системы, которая будет подходить для него. КОМПАС SQL 2005 может быть установлен как и в небольшом кафе с одной кассой, так и в крупном ресторане с большим количеством залов и барных стоек, а также в сети ресторанов, когда необходимо вести учет расхода и продаж по нескольким торговым точкам, и на предприятиях, где необходима большая пропускная способность клиентов (fast food).

Описание комплекса, в который входит КОМПАС SQL 2005

Автоматизированный комплекс на предприятии общественного питания состоит из нескольких рабочих мест:

1.       Рабочее место официанта, кассира состоит из:

w  контрольно-кассовой машины (компьютерный кассовый терминал) и принтера печати чеков, для удобства касса может также работать с карманным компьютером типа записной книжки (терминал PALM-PILOT),

w  кассового программного модуля «Front – office» или специального модуля официанта, предназначенного для автоматизации работы кассира и официанта, увеличения скорости и качества обслуживания, учета продаж, получения сменного отчета, отчета по официантам, отчета по продажам,

w  модуля, обеспечивающего работу с платежными и дисконтными картами (магнитные карты, смарт-карты, карточки со штрих кодом).

2.          Рабочее место бухгалтера - калькулятора состоит из:

w  персонального компьютера,

w  модуля КОМПАС SQL 2005, настроенного на ведение калькуляции и формирование бухгалтерских проводок,

w  принтера (общего или локального).

3.          Рабочее место кладовщика состоит из:

w  персонального компьютера,

w  модуля КОМПАС SQL 2005, настроенного на ввод товаров в Систему и ввод различных складских документов,

w  принтера (общего или локального).

4.          Рабочее место менеджера хозяйственной и финансовой деятельности предприятия состоит из:

w  персонального компьютера,

w  модуля КОМПАС SQL 2005, настроенного на получение отчетов,

w  принтера (общего или локального).

 

5.          Сервер Системы КОМПАС SQL 2005:

w  сервера,

w  базы данных SQL, содержащей все сведения о введенных в Систему товарах, блюдах, документах и т.п.

6.          Принтеры для печати счетов и заказов на кухне.

Все рабочие места, за исключением рабочего места официанта и кассира, не обязательно должны быть самостоятельными, т.е. находиться на отдельном компьютере. Для небольших предприятий, с небольшими оборотами можно совместить все рабочие места на одном компьютере – этот вариант является локальной версией Системы.

Как видно из вышеописанных рабочих мест, везде, кроме рабочего места кассира и официанта, устанавливается модуль КОМПАС SQL 2005. На каждом рабочем месте обычно работает не весь модуль КОМПАС SQL 2005, а его часть, которая определяется при настройке в зависимости от того, какие операции выполняются на данном рабочем месте.

В качестве кассовых аппаратов рекомендуется использовать интеллектуальные кассовые терминалы ACCORD, OMRON, IPC-POS и другие, снабженные при необходимости считывателями магнитных пластиковых карт. Не исключено применение терминалов официантов/кассиров с фискальными регистраторами.

               Структура КОМПАС SQL 2005

КОМПАС SQL 2005 также имеет модульную структуру. Различные модули выполняют определенные задачи, решаемые Системой КОМПАС SQL 2005.

w  Кассовый модуль Системы осуществляет связь и обмен данными с кассовым программным модулем «FRONT OFFICE».

w  Модуль прайс-листов позволяет составлять прайс-листы по данным модуля калькуляции, которые используется кассовым модулем для передачи во «FRONT OFFICE».

w  Модуль калькуляции проводит расчеты себестоимости блюд по данным складского модуля.

w  Складской модуль хранит все данные о товарах на складе (даты прихода и расхода товара, цены и количество товара).

w  Модуль продаж обрабатывает информацию о проданных товарах и передает ее от кассового модуля Системы к складскому модулю.

w  Модуль закупок обрабатывает информацию о закупках и передает ее складскому модулю.

w  Модуль производства проводит расчеты по расходу товаров при производстве блюд, данные расчеты затем используются в модуле калькуляции и складском модуле.

w  Бухгалтерский модуль осуществляет связь с бухгалтерской программой и формирует проводки по документам о приходе и расходе товара по данным складского модуля и модуля производства.

w  Модуль анализа производства позволяет получать отчеты о производстве на предприятии по данным модуля производства.

w   Модуль анализа продаж позволяет получать отчеты об объеме продаж по данным модуля продаж.

w   Модуль анализа закупок позволяет получать отчеты об объеме закупок по данным модуля закупок.

w  Модуль анализа товародвижения позволяет получать отчеты о движении товара на предприятии по данным складского модуля.

 

====

1-1

====

Оборудование

Требования к оборудованию (аппаратные требования)

Система КОМПАС SQL 2005 является мощным программным средством, поэтому требования к оборудованию достаточно высоки.

¢

Для хорошей корректной работы Системы необходимо соблюдать все требования к аппаратуре и программному обеспечению. При несоблюдении требований, изложенных в данном руководстве, возможны серьезные осложнения в работе Системы, которые могут привести к непоправимым ошибкам, потере данных и выходу из строя всей Системы. Чтоб абсолютно недопустимо, т.к. может привести к остановке работы предприятия и убыткам.

С увеличением количества рабочих мест в Системе требования к аппаратуре повышаются. Ниже в таблице приведены минимальные и рекомендуемые конфигурации аппаратуры для Системы с различной степенью сложности, которая зависит от количества рабочих мест (р/м).

Конфигурация

Процессор

Оперативная память

Объем жесткого диска

Дополнительные устройства

Минимальная конф. на р/м

Intel Celeron

32 Мб

4 Гб IDE

монитор – 14 дюймов

Рекомендуемая конф. на  р/м

Intel Celeron

64 Мб

10 Гб IDE

монитор – 15 дюймов

Минимальная конф. для локальной версии*

Intel Celeron 500

64 Мб

10 Гб IDE

монитор – 14 дюймов

Рекомендуемая конф. для локальной версии*

Intel Pentium 500

256 Мб

2*10 Гб IDE или SCSI

монитор – 15 дюймов

Минимальная конф. сервера на 3 р/м

Intel Pentium 333

128 Мб

10 Гб IDE

 

Рекомендуемая конф. сервера на 3 р/м

Intel Pentium III 700 или Dual Intel Pentium III 700

384 Мб

2*10 Гб IDE или SCSI

устройство для резервного копирования

Минимальная конф. сервера на 10 р/м

Intel Pentium III 500

512 Мб

2*10 Гб SCSI

 

* Под локальной версией следует понимать такую конфигурацию Системы, когда в Системе всего одно рабочее место, которое расположено на сервере баз данных.

?

На сервере всегда желательно иметь устройство резервного копирования для хранения копии базы данных, т.к. потеря базы данных всегда связана большими неприятностями для предприятия.

          Требования к программному обеспечению

К программному обеспечению, установленному на сервере и на рабочих местах, предъявляются следующие требования.

w  На рабочих местах должна быть установлена операционная система Microsoft Windows NT Workstation 4.0, Microsoft Windows 98 Russian или Microsoft Windows 2000.

w  На сервере должна быть установлена операционная система Microsoft Windows NT Server 4.0 + Service Pack 6 и сервер баз данных Microsoft SQL Server 7.0 + Service Pack , либо Microsoft Windows Server 2000 + Microsoft SQL server 2000. Сервер должен работать в одном сегменте сети с бухгалтерией и складом по протоколу TCP/IP. Подключение сервера через шлюз нежелательно.

 

 

Как пользоваться руководством

          Рекомендации сотрудникам предприятия

При работе с данным руководством сотрудникам, в зависимости от их должностных обязанностей, рекомендуется прочесть следующие части руководства.

Сотруднику, занимающемуся калькуляцией блюд, следует прочесть части «Введение», «Описание Системы», «Основные принципы работы», «Печать документов», «Сообщения об ошибках».

Кладовщику следует ознакомиться с частью «Введение», «Описание Системы», «Основные принципы работы», «Документы», «Печать документов», «Сообщения об ошибках».

Бухгалтеру нужно прочесть части «Введение», «Описание Системы», «Основные принципы работы», «Формирование и печать отчетов», «Сообщения об ошибках».

Администратору Системы нужно прочесть все руководство полностью.

             Условные обозначения

В руководстве приводится пример для наглядности и облегчения работы с Системой КОМПАС SQL 2005. Причем абзацы, содержащие пример отличаются оформлением от основного текста, в следующей главе приводится пример оформления такого абзаца.

Данное руководство оформлено таким образом, чтобы упростить и облегчить его изучение. Названия пунктов меню, диалоговых окон, списков и полей ввода выделены Шрифтом капитель. Ссылки на другие главы и пункты руководства выделены «Жирным шрифтом и кавычками». Термины в руководстве выделены курсивом.

Некоторые абзацы оформлены специальным образом и на них следует обратить внимание.

?

Здесь содержатся важные замечания о работе в Системе.

 

¢

На абзацы такого формата следует обратить особое внимание, так как несоблюдение требований, указанных в них, может привести к сбоям или непоправимым ошибкам Системы.

 

P

Описание примера.

 

                  Указания в руководстве

В руководстве, при описании действий пользователя, используются разнообразные указания:

w  «нажать на клавишу» – следует нажать на указанную клавишу на клавиатуре компьютера,

w  «нажать на кнопку» – следует подвести курсор «мыши» к указанной кнопке на экране и щелкнуть левой клавишей мыши,

                                

Рис. 1Фрагмент рабочего окна

w  «поставить (убрать) флажок» – подвести курсор к флажку с указанным названием и щелкнуть левой клавишей «мыши» (наличие флажка определяется галочкой или точкой в клетке напротив названия),

w  «выбрать закладку» - подвести курсор к названию закладки и щелкнуть левой клавишей «мыши»,

w   «нажать на пиктограмму» - подвести курсор «мыши» к указанной пиктограмме и щелкнуть левой клавишей «мыши»,

Рис. 2Пример выбора подпункта из основного меню

w  «выбрать пункт или подпункт из меню» – подвести курсор к указанному пункту меню, щелкнуть левой клавишей «мыши», затем с помощью «мыши» выбрать нужный подпункт и повторно щелкнуть левой клавишей «мыши»,

w  «выбрать тот или иной параметр» - необходимо подвести  курсор к указанному параметру и щелкнуть левой клавишей «мышки»,

Рис. 3Пример списка выбора параметров и поля ввода

w  «выбрать из списка» - подвести курсор к списку с указанным названием, щелкнуть левой клавишей «мыши», выбрать с помощью «мыши» нужный параметр и повторно щелкнуть левой клавишей «мыши»,

w  «ввести параметр в поле ввода» – подвести курсор к указанному полю, щелкнуть левой клавишей «мыши», ввести с помощью клавиатуры нужный параметр или название и нажать клавишу .

w  «перетащить какой-либо объект» - установить курсор на выбранном объекте, нажать левую клавишу «мыши» и, не отпуская клавишу, перевести «мышь» туда, куда необходимо перенести объект, затем отпустить клавишу «мыши».

                    

                     Виды окон в Системе

 

В Системе КОМПАС SQL 2005 пользователь работает с разными окнами.

?

Все окна, приведенные в данном руководстве, являются примерами и могут некоторым образом отличаться от окон в Системе. Если пример может сильно отличаться от подобного окна в настоящей версии КОМПАС SQL 2005, то это будет оговорено в дополнении к данному руководству.

По предназначению окна можно разделить на следующие типы:

ü   Диалоговые окна – основной тип окон в Системе. Предназначены для проведения и просмотра настроек в Системе, для ввода информации, редактирования данных и т.д.

Рис. 4Пример диалогового окна

В диалоговых окнах, в основном, происходит работа в Системе. Обычно такое окно состоит из одной или нескольких закладок. Обычно, каждая из закладок предназначена для настройки определенной части параметров из данного окна. В каждой закладке могут быть следующие элементы:

w  одно или несколько полей со списком данных (параметры которых настраиваются в данном окне),

w  поля ввода (чаще всего для названий),

w  списки выбора данных (обычно такие списки состоят из данных, настраиваемых в других диалоговых окнах),

w  блоки флажков или одиночные флажки (предназначены для присваивания определенных свойств, выполняемым операциям),

w   секции (объединенные по смыслу поля ввода, флажки и списки),

w  кнопки (предназначены для выполнения действий над выделенными параметрами).

?

При работе с диалоговыми окнами обычно вводится какая-либо информация. Для сохранения введенной информации следует нажать на кнопку Сохранить в этом окне. Для отмены неверно введенной информации необходимо нажать на кнопку Отменить.

 

?

Для того, чтобы перейти к какому либо элементу окна можно пользоваться «мышкой». Если по какой-либо причине «мышка» недоступна, то между закладками Системы можно переключаться в помощью клавиш  и , между секциями и кнопками окна с помощью клавиши , а между полями внутри секции с помощью клавиш  и .

ü   Информационные окна – предназначены для предупреждения пользователя о некорректных действиях, о возникновении ошибок, а так же для сообщения любой другой важной информации при выполнении конкретных действий.

 

Рис. 5Примеры информационного окона

Информационные окна с сообщения появляются, как правило, перед выполнением каких-либо действий, серьезно влияющих на работу Системы.

w  Обычно запрашивается подтверждение на удаление или ввод данных.

w  Сообщение о невозможности выполнения той или иной операции пользователя.

w  Сообщение о неверно введенных данных (например, при вводе букв вместо цифр).

w  Сообщение о какой-либо системной ошибке.

¢

При возникновении системной ошибки (чаще всего сообщения о подобных ошибках пишутся на английском языке) следует немедленно обратиться за консультацией в фирму, которая является поставщиком данного программного обеспечения.

Терминология

Агент – собирательное понятие, которое присваивается каждой организации, отделу в организации или документу, который проводит операции с товарами. Агент – не обязательно какой-либо физический объект, а определенная совокупность свойств, присваиваемых ему при настройке Системы. Коротко – Агент – это склад, поставщик, получатель, касса, производство, мат.отв. лицо, получатели списания.

Базовая валюта – валюта в Системе, которая является основной при всех проводящихся финансовых операциях. Базовая валюта выбирается исходя из финансовой политики государства.

Внешние отчеты – Системные отчеты, которые получают в самостоятельном приложении к Системе.

Внутренние отчеты – Системные отчеты, которые получаются непосредственно в Системе.

Дисконтная карта – магнитная или смарт-карта, которая используется на предприятии обычно для рекламных акций по привлечению клиентов, а также для отслеживания покупок определенного клиента и пр.

Закладка – определенная часть диалогового окна Системы, имеет свое название и предназначена для выполнения определенных действий.

Калькуляционная карта – электронная карточка блюда, которая содержит все продукты, входящие по рецепту в состав данного блюда, и позволяет рассчитать вес и цену приготавливаемого блюда.

Каталог передачи данных – каталог на жестком диске персонального компьютера, предназначенный для того, чтобы две или более различных программ могли обмениваться данными, записывая или считывая данные из этого каталога.

Контрольно-кассовая машина (кассовый терминал, кассовый аппарат, касса) – специальный аппарат, предназначенный для проведения расчетов с населением за приобретенные товары или услуги, и имеющий все необходимые для этого устройства. Предприятие может использовать только те кассы, которые разрешены к применению на Российской территории Государственной Межэкспертной Комиссией (ГМЭК) по Контрольно-Кассовым Машинам.

Магнитная карта – пластиковая карта, снабженная специальной магнитной полосой и использующаяся для оплаты различных услуг и покупок, для регистрации сотрудников в различных электронных системах и пр.

Перезагрузка системы –выход и вход в Систему. Перезагрузка бывает необходима после изменения данных настройки Системы.

Производственная калькуляционная карта – калькуляционная карта, которая создается Системой наряду с другими документами при определенном производстве блюд. Производственная калькуляционная карта содержит цены на те партии товаров, которые расходуются на данное производство.

Смарт-карта – карта (обычно пластиковая), снабженная специальной микросхемой и использующаяся для оплаты различных услуг и покупок в различных предприятиях (например, магазинах, ресторанах) и пр.

Справочник товаров – расположенные по древовидной структуре каталоги, содержащие товары и блюда. справочник товаров создается пользователем Системы самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить наибольшее удобство при работе.

Схема производства – понятие Системы, которое позволяет однозначно установить поставщика продуктов для определенного участка производства.

Терминал – устройство, специализированное для выполнения ряда определенных действий. В зависимости от предназначения терминал может разным по аппаратному содержанию и программному обеспечению. Например, терминал для считывания смарт-карт, кассовый терминал, компьютерный терминал и пр.

Товарно-производственная цепочка – понятие в Системе, которое показывает связь между ее различными элементами при обработке данных. Товарно-производственная цепочка связывает такие элементы как склад, производство, прайс-листы и кассы. Определяется настройкой схем производства.

Участник производства – понятие, которое присваивается агенту, который является участком на предприятии и относится непосредственно к производству.

Код товара – уникальный шифр, который присваивается в Системе каждому товару и однозначно указывает его местонахождение в дереве по справочнику товаров.

Электронный ключ – специализированное электронное устройство, предназначенное для защиты программного обеспечения от не сертифицированного использования.

Приобретение и установка

                    Приобретение

Система КОМПАС SQL 2005, как и все современные программные продукты, постоянно развивается и обновляется, приобретая новые функции и повышая качество. Кроме того, при работе с Системой у пользователей на начальном этапе работы могут возникать вопросы, и, случае некомпетентного вмешательства, проблемы при работе. Поэтому приобретать Систему КОМПАС SQL 2005 можно только у генерального поставщика и производителя КОМПАС SQL 2005, либо у официального авторизованного дилера генерального поставщика и производителя. Так как только в этом случае пользователь может рассчитывать на квалифицированную и своевременную помощь специалиста, а также на обновление версии на более прогрессивную.

КОМПАС SQL 2005 аппаратно защищен электронным ключом, который входит в стандартный комплект поставки.

Генеральным поставщиком и производителем Системы КОМПАС SQL 2005 является фирма «ИНКОМСОФТ – Т».

За работу не сертифицированных программных продуктов, представленных как КОМПАС SQL 2005, фирма «ИНКОМСОФТ – Т» ответственности не несет.

                             Установка

Систему КОМПАС SQL 2005 можно устанавливать только на компьютер, полностью отвечающий требованиям, которые описаны в части «Введение», разделе «Оборудование», главе «Требования к программному обеспечению».

¢

Несоответствие программного обеспечения может привести к ошибкам в Системе!

 

?

Установка Системы КОМПАС SQL 2005 проводится только на компьютер, снабженный специальным электронным ключом. Электронный ключ подключается к параллельному порту (порту принтера) компьютера.

Если самостоятельная установка ключа вызывает затруднения, то необходимо обратиться за консультацией в фирму – поставщик.

Инсталляция обычно проводится сотрудниками фирмы – поставщика Системы. В том случае, когда пользователь проводит инсталляцию своими силами ему необходимо в точности соблюдать инструкцию по инсталляции Системы, которую он получает в случае самостоятельной установки.

Для инсталляции Системы необходимо сделать следующее:

w  провести инсталляцию КОМПАС SQL 2005 на каждом рабочем месте и сервере, пользуясь инструкцией по инсталляции;

w  подготовить на сервере каркас базы данных по инструкции по инсталляции.

 

.ਪ